La documentación audiovisual de los Juegos Olímpicos de Barcelona

              Revista Latina de Comunicación Social
24 – diciembre de 1999
Edita: LAboratorio de Tecnologías de la Información y Nuevos Análisis de Comunicación Social
Depósito Legal: TF-135-98 / ISSN: 1138-5820
Año 2º – Director: Dr. José Manuel de Pablos Coello, catedrático de Periodismo
Facultad de Ciencias de la Información: Pirámide del Campus de Guajara - Universidad de La Laguna 38200 La Laguna (Tenerife, Canarias; España)
Teléfonos: (34) 922 31 72 31 / 41 - Fax: (34) 922 31 72 54
La documentación audiovisual de los Juegos Olímpicos de
Barcelona
Lic. María José Ruiz Sánchez ©
Universitat de València - Licenciada en Ciencias de la Información Universidad Autónoma de Barcelona, UAB, y diplomada en
Documentación por la Universidad Complutense de Madrid, U C M.
Se muestra una experiencia que permitió vivir el ciclo completo de una información desde su producción y procesamiento hasta
su reutilización. Esta aportación forma parte de la investigación que se está llevando a cabo en una tesis doctoral.
Un centro de documentación tiene como misión básica recopilar, ordenar y difundir información, es decir, es un organismo
plenamente inmerso en el llamado proceso de comunicación. Este proceso afecta tanto al contenido que se transmite como a
los medios utilizados con este fin.
Las nuevas tecnologías de la información han sometido los archivos a espectaculares cambios en el tipo de servicio que deben
prestar. Los soportes de la información y las técnicas de tratamiento documental permiten a los mismos cumplir con los
cometidos que el proceso comunicativo actualmente les exige.
También las nuevas tecnologías de la información se han convertido en el soporte imprescindible de acontecimientos del tipo de
unos juegos olímpicos, en los que en un corto espacio de tiempo se desarrollan una serie de actividades que tienen que ser
dadas a conocer en tiempo real a todo el mundo. Es decir; se ha de procesar una cantidad ingente de información para que el
espectáculo en directo fluya como algo natural, pero la creación de esta ficción no seria posible sin una ingente cantidad de
medios técnicos, económicos y humanos.
El objetivo fundamental del Centro de Documentación es ofrecer a los usuarios la información correspondiente a sus
necesidades, en respuesta a una demanda concreta o anticipándose a sus deseos y, todo esto, con la mejor relación calidad-precio
posible. Para ello, el Centro de Documentación debe articular una serie de funciones que, en conjunto, constituyen la
cadena de operaciones documentales.
De todos es sabido que "el archivo" es el lugar en que muere una información y después de aplicársele un tratamiento puede
ser recuperada para su posterior uso. En el caso que nos ocupa, el archivo audiovisual de unos JJOO, el reto fue la planificación
de un servicio en el que entrada y salida de información se confundían en el tiempo. La cantidad hacía imposible su manejo si
no estaba documentada, por ejemplo, el usuario podía pedir la información en diferentes idiomas y con diferente terminología.
Durante la llamada "fase operativa olímpica" el centro podía poner a punto y probar su rendimiento, pero la realidad era que
durante los quince días que durara su cometido primordial, tenía que gestionar todas las cintas que se generasen por los
diferentes acontecimientos deportivos al 100% de su capacidad. Aquí se muestra esta experiencia que permitió vivir el ciclo
completo de una información desde su producción hasta su procesamiento y su reutilización.
Cuando el 17 de octubre de 1986 Barcelona fue designada por el Comité Olímpico Intencional (COI) como sede de la XXV
Olimpiada de la Era Moderna, entre los responsables que habían llevado adelante dicha iniciativa ya existía el planteamiento de
que los Juegos Olímpicos del 92 se convirtiesen en un escaparate de las tecnologías más avanzadas existentes en ese
momento.
Una vez creados los organismos pertinentes, la incorporación de personal al trabajo de organización se fue haciendo de forma
escalonada. En el caso del Centro de Documentación de la RTO?92, la planificación comenzó un año antes de la celebración de
los Juegos.
Durante los quince días de celebración de la XXV Olimpiada, uno de los grandes retos de la tecnología fue asegurar la calidad
de las señales de las más de 150 cadenas de televisión de todo el mundo, que realizaron "in situ" la cobertura de los Juegos
Olímpicos, y que supusieron para el Comité Olímpico Barcelona 92 (COOB'92) unos ingresos por venta de derechos de
televisión de más de 70.000 millones de pesetas, o sea, un 35% de sus ingresos globales netos.
Las imágenes se transmitieron por el satélite Intelsat VI, del que formaron parte un consorcio de 122 países, así como por el
Eutelsat.
La televisión anfitriona de estos JJOO fue la Radiotelevisión Olímpica (RTO'92) creada por el Comité Olímpico Internacional, por
primera vez en su historia, para esta olimpiada.
EL MEDIO: LA RTO'92
Su reto principal consistía en dar la mayor objetividad posible a la cobertura informativa de los JJOO, para lo cual puso a
disposición de las 150 cadenas de televisión interesadas en la retransmisión de los Juegos, es decir, de las cadenas que habían
pagado los derechos de emisión para los respectivos países, más de 2.800 horas de transmisión en directo. Con este empeño
trabajaron más de 3.000 profesionales.
Al margen de esta señal internacional, cada una de las televisiones destacadas personalizó sus emisiones con imágenes
propias obtenidas con sus equipos, además de las que obtenían de RTO'92.
La Radiotelevisión Olímpica fue creada en enero de 1989 como un organismo autónomo en el seno del Comité Olímpico
Organizador de Barcelona'92 (COOB'92), y se constituyó a partir de un acuerdo de colaboración entre la Corporació Catalana
de Radio i Televisió (CCRTV), Radiotelevisión Española (RTVE) y la Unión Europea de Radiodifusión (UER-EUROVISION).
Como organismo radiodifusor anfitrión de los Juegos Olímpicos de 1992, las principales funciones y responsabilidades de
RTO'92 fueron las siguientes:
. Garantizar la cobertura radiotelevisiva de los JJOO.
. Producir la señal internacional de radio y televisión.
. Transportar las señales internacionales desde las sedes olímpicas al Centro Internacional de Radio y Televisión (CIRTV o
IBC), para su posterior distribución a los radiodifusores con derechos y
. Ofrecer a los radiodifusores información detallada sobre los Juegos y acontecimientos destacados en el contexto olímpico,
antes y durante estos.
Por primera vez en la historia de las Olimpiadas el Comité Olímpico Organizador (CIO) crea un organismo de radiotelevisión
autónomo para la cobertura de los Juegos. También por primera vez en la historia se realizó la cobertura en directo de todos los
deportes.
LOS AVANCES TECNOLÓGICOS
La grabación se realizó en sistema digital (1/2" DX), lo que permitió una mayor calidad de imagen y sonido y que no se perdiera
calidad en la generación de copias. El sistema fue desarrollado por Panasonic y la televisión pública japonesa "NHK". Así pues,
se introdujo una innovación en el sistema de grabación, ya que los equipos (magnetoscopios, cámaras, etc.) funcionaban con
sistema digital.
Otra innovación fueron las cámaras especiales: travelling subacuático para seguir a los nadadores durante la competición;
travelling cenital, colgado en la visera del estadio olímpico, cámara periscopio o snorkel, dotada de un objetivo que permitía ver
tanto dentro como fuera del agua (se empleó en natación sincronizada y piragüismo), cámara super slow motion PAL y
minicámara cenital, instalada en el listón del salto de altura. Y para grafismo se empleó un nuevo generador de caracteres con
salida analógica y digital (cg 4733) con un grado de automatismo total.
En cuanto a innovaciones informáticas, el COOB'92, junto con empresas líderes en el este sector, desarrollaron tres sistemas
para facilitar el acceso a todo tipo de información sobre la olimpiada. Se podía acceder a esta información en cualquiera de los
cuatro idiomas oficiales de los Juegos. Las terminales fueron una serie de puntos de consulta libre ubicadas en el Centro
Principal de Prensa o CPC, en las villas olímpicas, en el Centro Internacional de Televisión o IBC y en otras instalaciones
estratégicas para la información, como fueron los hoteles, etc.
Estos sistemas fueron los siguientes:
1. AMIC (Acceso múltiple a la información y comunicación). Una terminal con teclado permitía el acceso a información sobre el
calendario deportivo, resultados de las pruebas, biografías de deportistas, tiempo atmosférico, transportes y otros servicios
generales. La consulta se realizaba mediante menús con ayuda asistida en pantalla.
2. EPH (Electronic Pigeon Hole). Una terminal que facilitaba las listas de resultados, listas de salida de cada prueba y
estadísticas, tal y como se iban produciendo. Se accedía a esta información a través de una pantalla táctil pudiéndose conseguir
la impresión de los mismos.
3. CIS (Sistema de información para los comentaristas). Suministraba información puntual sobre los acontecimientos deportivos
que se estaban produciendo.
El Centro Internacional de Radio y Televisión, conocido como CIRT o como IBC (International Broadcasting Center), ubicado en
el Palacio de la Feria de Muestras, fue el centro neurálgico de operaciones para radios y televisiones de todo el mundo. En el
IBC, con una superficie de 40.000 metros cuadrados, estuvieron instalados los controles de emisión y platós de las
televisisiones que habían pagado los derechos de emisión; así como los servicios que RTO'92 puso a disposición de estos
radiodifusores. Aquí llegaban todas las señales procedentes de las sedes de competición y se distribuían por todo el mundo.
EL SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN AUDIOVISUAL
En la primera planta del IBC estaba ubicado el Servicio de Documentación y Archivo de la RTO?92, situado estratégicamente
junto a la sala de equipos o servicios centrales y cercano al Centro de Distribución de la Señal; creado en julio de 1991 y
adscrito al departamento de Información. A partir de esta fecha se inicia el diseño del Servicio, que debía cumplir un objetivo
primordial, controlar las cintas de grabación de los JJOO, pero que también se ocupaba durante la fase operativa de la gestión
de publicaciones periódicas, fotografías y vídeos; así como del diseño de las bases de datos y la coordinación del intercambio
de materiales entre radiodifusores.
Este Servicio de Documentación participaba de la problemática general de RTO?92: la creación y puesta en marcha de una
radiotelevisión no convencional, creada de la nada para cumplir un objetivo y que dejaría de existir al finalizar los Juegos
Olímpicos.
Cabe destacar que los usuarios potenciales eran de ámbito internacional, es decir, las principales radiotelevisones mundiales,
con una diferencia horaria de trabajo entre ellas (en función de la hora en cada país) que para RTO?92 significó ofrecer servicio
las veinticuatro horas del día durante la fase operativa.
Su función consistía en realizar el préstamo de cintas virgen para cubrir 2.800 horas de grabación en 15 días, en las distintas
sedes. Ir catalogando el material audiovisual al mismo tiempo que se emitía en directo. Registrar la entrada de cintas grabadas y
el préstamo de las imágenes solicitadas por los emisores en forma de copias durante el proceso de catalogación. Es decir,
manejar un importante contenido de información intangible, pero que a la hora de la verdad debía adquirir forma física
materializándose en cintas de vídeo. Todo parecía un reflejo de la evolución del hardware "del kilo al gramo, del gramo al cero".
También había que realizar un tesauro que permitiera controlar con exactitud, es decir, al segundo, las diferentes pruebas y
fases de los 33 deportes olímpicos, los records, las medallas, las sedes, y los deportistas que participaban por cada país y por
cada competición.
Evidentemente, durante la fase previa no sólo se diseñó el Servicio, sino que una parte considerable de esta información debía
de estar controlada informáticamente antes de que se produjera.
LA FASE PREVIA A LA CELEBRACIÓN DE LOS JJOO
Durante este tiempo se diseñó y organizó su funcionamiento a pleno rendimiento durante la celebración de las competiciones o
fase operativa. Este diseño y organización se centró básicamente en los siguientes aspectos: creación de la estructura del
Servicio, contratación y formación del personal, diseño de impresos, desarrollo del sistema informático, creación de las bases de
datos y confección de un tesauro bilingüe de deportes para competiciones olímpicas.
El Servicio se vertebró en cuatro secciones:
a) La Sección de Videoteca, que controlaba la entrada y salida de cintas vírgenes, la grabación de imágenes, el copiado de
cintas, el registro de entrada y salida de cintas grabadas y el mantenimiento del almacén en el que estaban ubicadas las cintas,
primero virgen, después grabadas.
b) La Sección de Documentación, que realizaba la clasificación y catalogación del fondo audiovisual, publicaciones periódicas y
material gráfico que se fue generando durante la fase previa y evidentemente, las cintas de vídeo en que se grabó la señal
durante la fase operativa.
c) La Sección de Préstamo, encargada tanto de controlar el préstamo de originales como de la entrega de copias del material
audiovisual solicitado por los emisores, la facturación del mismo y la orientación general a los usuarios en sus búsquedas..
d) La Dirección y Supervisión de las diferentes secciones.
El diseño de impresos fue una tarea muy minuciosa, ya que, por una parte, se trataba de una televisión nueva y, por otra, la
información registrada en etiquetas y fichas durante la grabación de las cintas debía contener la información precisa para
introducir en las bases de datos como descripción física de los documentos, cuyo minutado se realizaba sobre la señal. Es decir,
cuando las cintas llegaban a la videoteca, ya se había catalogado el contenido de las imágenes, solo restaba añadir a ese
documento la descripción física. Los datos de las etiquetas, su ubicación en la caja y las fichas de control de grabación debían
de coincidir con los códigos de las fichas de minutado y con las de catalogación. Por lo tanto, cada documento de la base de
datos estaba realizado por varios documentalistas, según el lugar que ocuparan en el proceso.
El sistema informático, la versión Micro/mini de BRS/SEARCH, con un sistema operativo en UNIX y una organización de
ficheros basada en la tecnología del fichero invertido, permitía la realización en tiempo real de todas las operaciones de
actualización y consulta de las bases de datos, así como su acceso en línea. El equipo de ordenadores funcionaba con servidor,
terminales de trabajo en red, impresoras y módem.
Este equipo soportaba las bases de datos de catalogación de las 2.800 horas de grabación de los Juegos, la de catalogación de
las cintas generadas con anterioridad al operativo olímpico, la de material gráfico, la bibliográfica, y las de préstamo.
El diseño, creación y mantenimiento de las bases de datos se realizó mediante el sistema interactivo BRS/MAINT, basado en
menús que permitía a los usuarios autorizados definir los parámetros de cada base específica. Las consultas a las bases de
datos de catalogación podían realizarse mediante cualquiera de los interfaces existentes en el programa, de forma asistida
(Native) o por operadores boléanos (Searchmate). El acceso a estas bases de datos mediante el lenguaje controlado por un
tesauro bilingüe castellano / inglés, obligó a definir etiquetas de equivalencia de campos (es decir, la agrupación de varios
campos bajo un nombre genérico, por ejemplo: TÍTULO abarcaba tanto el título en castellano -Tit1- como el TÍTULO en inglés -
Tit2).
LA FASE OPERATIVA Y EL PROCESO DE CATALOGACIÓN
La actualización de la base de datos de catalogación de la señal olímpica se realizaba mediante un editor que permitía la carga
inmediata de documentos y por lo tanto su consulta automática en la red. Este editor disponía de un "fichero de opciones" que
permitía trasladar el texto a la pantalla de actualización automáticamente, ya que textos y descriptores habían sido introducidos
en el sistema durante la fase previa de esta forma se evitaban errores ortográficos y se ganaba en rapidez, fiabilidad y unidad de
criterios al introducir los datos de catalogación en la base durante la"fase operativa. La base se denominaba "RTOB" y las
consultas podían realizarse por los campos solicitados o en texto íntegro.
Con la base de datos de préstamo, denominada "TAPE", se controlaba tanto la salida de cintas virgen para que en las sedes se
procediera a su grabación, como el préstamo de cintas grabadas a personal de RTO'92 y el copiado de imágenes a las
televisiones acreditadas que lo solicitaran.
LA CATALOGACIÓN COMPARTIDA
En el momento de iniciar la catalogación el documentalista no disponía de la cinta, pero sí de los siguientes recursos: los datos
para la descripción física de las cintas consultables en el DEMON o editor de la base de datos de préstamo (TAPE), introducidos
al rellenar la ficha de préstamo de cintas virgen, las fichas de registro de prueba, fase y sede, introducidas durante la"fase previa
en función del calendario de competición y su ubicación en las diferentes sedes. El registro de nombres de deportistas y países
introducido en el ordenador previamente a la competición. El tesauro bilingüe de pruebas y fases, que descargaba
automáticamente su contenido sobre la ficha de registro. La información adicional proporcionada por los sistemas AMIC, EPH y
CIS. Con estos datos se realizaban las fichas de registro, a las que otro equipo añadía el minutado y otro la signatura de la cinta.
El resultado final era el documento de catalogación de cada cinta.
El minutado de las imágenes se realizaba con el "Time Code" en "tiempo real" en la sala de minutados, contigua al
Departamento de Catalogación, durante la emisión en directo de la señal internacional. Los monitores instalados retransmitían la
señal de las distintas sedes y cada minutador tenía asignado un deporte o monitor de trabajo. Para que todos emplearan un
lenguaje similar al realizar las descripciones, se elaboraron unas normas de minutado y un vocabulario controlado de la
terminología de cada deporte, con el fin de facilitar la recuperación de la información en texto libre.
PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN Y TRANSPORTE DE LA SEÑAL
La señal internacional de televisión de los Juegos Olímpicos incluía, además de las imágenes y el sonido internacional -es decir,
oír lo que se está viendo sin ningún tipo de comentario-, las repeticiones, supercámara lenta y gráficos con información sobre
listas de salida, dorsales, nombres de los deportistas, bandera y abreviaciones de los países; así como los récords mundiales y
olímpicos. Todos estos datos se suministraron en caracteres latinos, si bien las cadenas de televisión que lo solicitaron
recibieron únicamente la imagen limpia e incluyeron sus propios datos y gráficos. Algunas televisiones también combinaron la
señal internacional producida por RTO?92 con su propia cobertura unilateral o señal personalizada.
La señal o imagen llegaba por radioenlace digital a la torre de comnicaciones de Collserola y de allí, por fibra óptica, al IBC o
bien directamente por cable de fibra óptica al IBC.
Cada sede olímpica cuenta con un anillo de fibra óptica conectado con el anillo metropolitano de fibra óptica de Barcelona. Éste,
a su vez, estaba conectado por tres vías diferentes con el Centro Internacional de Radiotelevisión (IBC o CIRTV).
El IBC podía recibir simultáneamente 136 señales de televisión, 76 correspondientes a las que RTO produjo en las diferentes
sedes olímpicas y 56 de las conexiones unilaterales realizadas por cada una de las cadenas para sus respectivas emisiones.
La señal llegaba al Centro de Distribución del IBC donde se monitorizaba y ecualizaba para garantizar la calidad final de la
misma. Desde allí se distribuía simultáneamente a los centros de recepción de las distintas televisiones y a la sala de VTRS o
servicios centrales, donde a través de 56 magnetoscopios digitales y 56 magnetoscopios VHS se grababan las señales,
pasando al Servicio de Documentación para su consulta y utilización por parte de los radiodifusores o bien para la confección de
resúmenes, reportajes, etc., por el departamento de producción de RTO?92.
El transporte hacia el exterior de las señales se realizó bajo petición de los radiodifusores. El CIRTV estaba conectado por
tecnología digital con las torres de Montjüic, Collserola y las estaciones terrenas de comunicaciones por satélite de Barcelona
(Penedés), Madrid (Buitrago) y Guadalajara (Armuña de Tajuña). Desde estas estaciones se reenviaron las señales
internacionales de televisión y audio. Por los satélites Intelsat del Atlántico, a Estados Unidos, Méjico, Canadá y a los países de
Centroamérica y Suramérica. Por el sistema Eutelsat, para Europa; y los satélites Intelsat del Indico llevaron los Juegos a
Malasia, Japón, Corea, Australia y Nueva Zelanda.
LOS FONDOS DE LOS JJOO BARCELONA?92
La adquisición de cintas de vídeo se realizó en formato D3 1/2", divididas en tres tamaños (pequeño, mediano y grande) y cinco
tipos de duración (30, 46, 60, 90 y 120 minutos), y en formato S-VHS, con seis tipos de duración (15, 30, 60, 120, 180 y 240
minutos), para las copias. Se procedió a la identificación mediante partes, etiquetas, número de producción e informatización.
La videoteca se ubicó cercana a la sala de VTRS y contigua a la sala de copiado. Lógicamente estaba libre de polvo, a prueba
de incendios, no expuesta al sol y controlada en temperatura y humedad.
Las cintas originales que constituyeron el fondo documental de los Juegos Olímpicos se originaban diferentes espacios: en la
sala de VTRS, donde se grababa la señal internacional, en la aportación de las grabaciones de las cámaras autónomas (ENG) y
en los sumarios y editados realizados por el Departamento de Producción.
El personal de videoteca asignaba la signatura topográfica a las cintas cuando llegaban e introducían los datos de los partes en
la base de datos de préstamo (TAPE), ubicándolas en su lugar definitivo. Los catalogadores disponían así de los datos físicos
de la cinta, para volcarlos en su ficha de catalogación.
Finalizada la fase operativa, el depósito de originales y la base de datos fue enviada a la sede del Comité Olímpico Internacional
en Laudasen.
El depósito de copias, una vez disuelto el COOB?92, pasó a ser patrimonio del ayuntamiento de Barcelona y puede consultarse
en el Museo Olímpico, ubicado en Montjüic, junto al Palau Sant Jordi.
EL TESAURO DE LAS COMPETICIONES OLÍMPICAS
Para controlar de forma precisa, rápida y ordenada la información se realizó un tesauro de los 33 deportes que formaban parte
de las competiciones olímpicas. Era un vocabulario de términos controlados y normalizados que permitan asociar
jerárquicamente pruebas y fases de cada deporte.
El tesauro informatizado constaba de dos partes, un índice de materias, que se utilizaba para introducir los documentos en las
bases de datos, y un índice alfabético, que se usaba para formular las consultas planteadas por los usuarios.
Completaba el tesauro un índice de descriptores por materias de todos aquellos temas que fueron objeto de análisis de otros
materiales grabados que formaron parte del espectáculo olímpico, de la organización y de los acontecimientos relacionados con
los mismos. El COOB?92 proporcionó listados geográficos de países y deportistas participantes, así como los glosarios que
permitieron la realización del tesauro de imágenes.
UN NUEVO CAMPO PARA LOS PROFESIONALES DE LA INFORMACIÓN
Al crear el Museo Olímpico, el COOB?92 encargó la realización de un videodisco interactivo que mostrara las imágenes que
formaban el patrimonio audiovisual, es decir las grabaciones en vídeo de la RTO?92 y el depósito de fotografías que gestionaba
el COOB?92.
Una vez realizada la selección, por medio de la empresa "Interacció" se confeccionó el videodisco interactivo de los Juegos
Olímpicos, con un fondo de 30.000 fotografías y 30 horas de vídeo. La tecnología empleada fue el laserdisc grabable y
acompañaba el producto la edición de 25 ejemplares en laserdisc normal. La monotorización del laserdisc se realizaba por
medio de un programa de base de datos relacional, denominado "Cuarta dimensión". El lenguaje, que permitía la navegación en
hipertexto por las diferentes imágenes, fue una versión basada en el Tesauro Audiovisual de los Juegos Olímpicos.
En la medida en que las nuevas tecnologías de la información se van desarrollando y aplicando a los diferentes sectores
productivos y sociales, a los profesionales de la comunicación se les abre un amplio abanico de acceso a nuevos puestos de
trabajo. Desde las industrias de la lengua, con los productos obtenidos de ellas gracias a la informática, hasta las industrias
derivadas de la aplicación de los sistemas audiovisuales y la confluencia en ambas, los expertos en el manejo de estos saberes
tienen ante sí un amplio abanico de nuevas profesiones, algunas de ellas incluso sin tipificar.
Espero que esta exposición sirva a los futuros investigadores en comunicación audiovisual para ofrecerles una visión del vasto
campo de los archivos de imágenes, unos lugares que, en su oficio, indefectiblemente tendrán que visitar y que se acerquen a
ellos abiertos a todas las posibilidades que pueden sugerirles.
* Conferencia inaugural de las
VI Jornadas Internacionales de Jóvenes Investigadores en
Comunicación (Valencia, abril de 1999)
FORMA DE CITAR ESTE TRABAJO EN BIBLIOGRAFÍAS:
Ruiz Sánchez, María José (1999): La documentación audiovisual de los Juegos Olímpicos de Barcelona. Revista
Latina de Comunicación Social, 24. Recuperado el x de xxxx de 200x de:
http://www.ull.es/publicaciones/latina/a1999adi/02mjrsanchez.htm