Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia de colaboración interdisciplinar a partir del fondo Conde de Siete Fuentes (AHDSCLL)

              ORGANIZAR UN ARCHIVO DE FAMILIA;
ELABORAR UNA TESIS DOCTORAL.
UNA EXPERIENCIA DE COLABORACIÓN
INTERDISCIPLINAR A PARTIR DEL FONDO
CONDE DE SIETE FUENTES (AHDSCLL)
Judit Gutiérrez de Armas*
Carmen Luz Hernández González**
Fecha recepción: 5 de mayo de 2017
Fecha de aceptación: 21 de octubre de 2017
Resumen: La descripción y organización de un archivo de familia, como es el
del Conde de Siete Fuentes, puede enriquecerse cuando los archiveros trabajan
conjuntamente con los investigadores. En el caso de este fondo del Archivo Dio-cesano
de La Laguna, la colaboración ha permitido diferenciar las colecciones que
lo conforman, diseñar un cuadro de clasificación razonado mediante una división
por casas productoras y ramas familiares, y elaborar un catálogo que sigue la nor-ma
isad (g) e incorpora tanto información descriptiva como datos informativos de
utilidad para los investigadores.
Palabras claves: Archivos nobiliarios; Familia Salazar de Frías; Familia Hoyo-Solórzano.
Abstract: The description and organization of a family archive, such as the
Count of Siete Fuentes’, can be improved when archivists work together with
researchers. In the case of this collection from the Diocesan Archive of La Laguna,
the cooperation has made it possible to differentiate the files which make it up,
design a systematic classification table divided into production houses and family
branches, and develop a catalogue that follows the isad standard (g) and incor-porates
both descriptive information and informative data useful for researchers.
Key words: Nobility archives; Salazar de Frías family; Hoyo-Solórzano family.
Cartas diferentes. Revista canaria de patrimonio documental, n. 13 (2017), pp. 135-152.
* Universidad de La Laguna; Universidade Nova de Lisboa. Correo electró-nico:
jutiear@ull.edu.es.
** Archivo Histórico Diocesano de San Cristóbal de La Laguna. Calle An-chieta,
n. 23. 38201 La Laguna (Tenerife).
Judit Gutiérrez de Armas; 136 Carmen Luz Hernández González
1 Una apuesta por la interdisciplinariedad, el aprendizaje y el
intercambio mutuo de conocimientos
Para un encuentro científico como este, nos pareció que podría
resultar interesante presentar el proyecto en el que hemos estado
trabajando desde otoño de 2013, cuando el profesor Juan Ra-món
Núñez Pestano, con el apoyo de don Miguel Ángel Navarro
Mederos, director del Archivo Histórico Diocesano de San Cris-tóbal
de La Laguna (ahdscl), nos propuso juntar dos mundos
tradicionalmente solitarios y marcados por una extraña y peculiar
relación de amor-odio. Hablamos de esa relación entre archiveros
y doctorandos. Afortunadamente cada vez más abundan las tesis
que combinan ambos mundos (no en vano, un buen puñado de
los archiveros aquí presentes han realizado magníficas tesis doc-torales
e incluso existen ya líneas asentadas como la Archivística
Histórica o la Historia Social de los Archivos en las que los doc-torandos
trabajan sobre fondos completos). Sin embargo, nuestra
experiencia presenta la peculiaridad de que ambas coautoras he-mos
trabajado en equipo sobre un mismo objeto, el Fondo Conde
de Siete Fuentes, sumando esfuerzos para tener, por una parte,
una descripción de un fondo cuyo volumen es ingente para ser
trabajado por una sola persona y, por otra parte, una base de datos
que sirviera como soporte para un estudio cuantitativo y cuali-tativo
del fondo con el que poder desarrollar una tesis doctoral y
que, debido al volumen del mismo, difícilmente podría haber sido
elaborada dentro de los plazos que marcan los nuevos estudios de
doctorado.
La experiencia ha sido sumamente enriquecedora para ambas
partes. Las dos hemos aprendido mucho la una de la otra. La
teoría y las innovaciones metodológicas, aunque importantes, por
sí mismas no lo son todo; lo mismo ocurre con la experiencia de
muchos años de trabajo. Precisamente un equilibrio y un conti-nuo
aprendizaje mutuo es lo que ha hecho de la descripción del
Fondo Conde de Siete Fuentes una experiencia tan gratificante
para todas las partes implicadas. También hemos sumado esfuer-
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 137
zos para difundir el magnífico contenido de este fondo y juntas
nos lanzamos a comisariar conjuntamente la exposición «Repre-sentar
el Linaje. Heráldica y Genealogía en el Fondo Conde de
Siete Fuentes», que consistió en una selección y descripción he-ráldica
de diferentes escudos nobiliarios, así como algunos árboles
genealógicos pertenecientes al fondo Conde de Siete Fuentes, y
que fue expuesta en el ahdscl en el mes de diciembre de 2014.
Por todo ello, queremos compartir en este encuentro de ar-chiveros
nuestro trabajo, no sólo para presentar un modelo más
de descripción de archivos de familia, sino también un modelo
diferente de trabajo, de colaboración entre instituciones y per-sonas
que consideramos puede servir de estímulo para nuevas
experiencias de cooperación entre el ámbito universitario y los
centros de archivo.
2 El Fondo Conde de Siete Fuentes
El caso que hemos trabajado es uno de los archivos de familia más
representativos de Canarias: el Fondo Conde de Siete Fuentes. Su
amplia cronología (siglos xvi-xx) permite acceder a otros tipos
de fuentes diferentes a las oficiales para investigar prácticamente
los últimos cinco siglos de la historia de Canarias desde una pers-pectiva
peculiar: la historia de la familia de poder. Se trata de un
archivo que, realmente, agrupa dos archivos diferenciados, pues la
unión de los fondos Salazar de Frías y Hoyo-Solórzano se produjo
en un momento muy tardío, la segunda mitad del siglo xx, cuan-do
doña Mencía del Hoyo-Solórzano heredó el título de condesa
de Siete Fuentes y, consecuentemente, el archivo familiar, que
vino a unirse al que ya poseía su marido, don Emilio Salazar de
Frías. Por lo tanto, únicamente durante parte de este matrimonio
y la vida de sus dos hijos, uno de ellos el último propietario del
archivo, don Ildefonso Salazar de Frías, encontramos una histo-ria
archivística común. Así, estamos, claramente, ante un archivo
de archivos, en el que la coexistencia de ambos es muy efímera
Judit Gutiérrez de Armas; 138 Carmen Luz Hernández González
en relación a la historia de los documentos. Además, como suele
ser usual en este tipo de archivos, los enlaces matrimoniales y
las herencias provocaron la entrada masiva de otros documentos
procedentes de ramas colaterales que han quedado ocultos tras
el apellido terminal del linaje, que no refleja la complejidad del
archivo que envuelve. Así, el subfondo Hoyo-Solórzano contiene
también prácticamente la totalidad de lo que en su día fue el
archivo de los Nieves Ravelo, importantes hacendados del valle
de La Orotava, y partes del archivo de las familias Ascanio, Torres
y Molina Quesada; por su parte, en el subfondo Salazar de Frías
está también gran parte de los archivos Porlier, Sopranis, Casti-lla,
Van Emden, Anguiano y Lordelo, así como documentos de
las casas de Chirino y Soler, y las familias a ellas asociados. Las
magnitudes aproximadas del fondo (a falta de finalizar la fase de
reorganización de legajos) son:
Dimensiones del fondo Magnitudes
Metros lineales 21
Unidades de instalación (provisionales) 167
Documentos1 10.784
1
Metodología de trabajo
El protocolo de trabajo que desarrollamos para el archivo se di-vidió
en dos vertientes: una teórica y una práctica de actuación
sobre el fondo. La primera consistió en una profunda revisión his-
1. Se ha contabilizado como «documento» cada entrada en la base de da-tos.
Esto quiere decir que en algunos casos se refiere a documentos simples
(compraventas, cartas de dote, testamentos, libros...) que aparecen de uno en
uno; en otros casos a documentos compuestos (expedientes, autos judiciales,
correspondencia...) que agrupan varios documentos simples, y, en otros, a do-cumentos
agrupados que, debido a su elevado número y su escaso valor in-formativo
(recibos, vales, facturas...), han sido descritos en una entrada pero
haciendo constar en la misma el número total de documentos que conforman
la agrupación.
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 139
toriográfica de la literatura más reciente sobre tratamiento archi-vístico
de archivos de familia, tanto a nivel nacional como inter-nacional.
Por supuesto, en el plano normativo nos hemos apoyado
en las normas internacionales isad (g), isar (cpf) e isdiah. Por
su parte, la vertiente práctica comenzó con un rastreo profundo
del fondo, abriendo las diferentes cajas y anotando, de forma so-mera,
las características fundamentales de la documentación que
íbamos encontrando dentro, a fin de poder hacernos una primera
idea completa del fondo que estábamos tratando. Este rastreo nos
llevó a determinar la importancia que, para la toma de decisiones
posteriores, tales como la elaboración de un cuadro de clasifica-ción
que fuera representación fidedigna del fondo, tenía realizar
primero un exhaustivo análisis genealógico de las diferentes fami-lias
detectadas en este rastreo. Este rastreo permitió que acome-tiésemos
la labor de diseñar un cuadro de clasificación adecuado
para el fondo, que se adaptara a su contenido y características
únicas. Con la colaboración del Dr. Juan Ramón Núñez Pestano
diseñamos un cuadro de clasificación en seis niveles que toma a
las casas como «secciones» y al formato del documento como «se-rie
». El siguiente paso consistió en el diseño de una base de datos
para volcar la descripción de los documentos. Finalmente, hemos
descrito los documentos en la base de datos y nos encontramos
en la fase de reorganización de algunos legajos que con el traslado
del archivo quedaron totalmente desorganizados.
Aquí nos vamos a centrar en los aspectos técnicos o la vertien-te
práctica, si se prefiere denominar así. De todas las operaciones
archivísticas, la más conflictiva y difícil para nosotras fue la ela-boración
de un cuadro de clasificación que reflejara la historia
archivística del fondo, con sus dos subfondos diferenciados, y que
no rompiese con la estructura lógica que se ha mantenido hasta
la actualidad. Es en ese punto en el que nos vamos a detener
con mayor profundidad. Posteriormente, presentaremos la base
de datos que hemos utilizado y un balance con las dificultades
y oportunidades que hemos encontrado en esta metodología de
trabajo.
Judit Gutiérrez de Armas; 140 Carmen Luz Hernández González
3 Recuperando la organicidad en la clasificación de los archi-vos
de familia
A pesar de que los criterios de la clasificación archivística son
muy variados, abarcando desde el régimen de acceso o la titulari-dad
(archivos públicos/archivos privados), al ámbito cultural de
creación (archivos literarios, artísticos, científicos, musicales...),
el soporte (archivos sonoros, audiovisuales, fotográficos...) o la
más tradicional clasificación según el productor, la normaliza-ción
internacional tiende a clasificar los archivos en tres cate-gorías
que corresponden con los tres tipos de productores de
archivos: instituciones, familias y personas. Éste es el criterio
que se ha adoptado en el desarrollo de la isad(g), que objetiva
la clasificación documental a partir del productor documental, y
especialmente en la norma isaar(cpf) que consolida al produc-tor
como registro de autoridad (término de acceso) asociado a
la descripción archivística2. Pero, ¿qué es exactamente clasificar?
El Diccionario de terminología archivística ofrece la siguiente de-finición3:
«Operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del
tratamiento archivístico denominada identificación».
La clasificación del archivo mediante la aplicación del método
archivístico responde a una doble necesidad: proporcionar una
2. Consejo Internacional de Archivos. isad (g): Norma Internacional Ge-neral
de Descripción Archivística. Madrid: Ministerio de Educación Cultura y
Deporte, 2000; Consejo Internacional de Archivos. isaar (cpf): Norma In-ternacional
sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones,
Personas y Familias. Madrid: Ministerio de Cultura de España, 2004.
3. Diccionario de terminología archivística. 2ª ed. Madrid: Subdirección Ge-neral
de los Archivos Estatales, 1995. [en línea]. Disponible en: http://www.
mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html
(Consultado el 10 de agosto de 2015).
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 141
estructura lógica al fondo y facilitar la localización conceptual
de los documentos que lo componen a través de un cuadro de
clasificación. En cuanto a la primera necesidad, el objetivo es cla-sificar
el fondo de tal manera que esa clasificación reproduzca la
estructura jerárquica del archivo y represente el documento y sus
contextos de creación, gestión y uso. Pero, además, dicha clasifica-ción
debe facilitar la localización física e intelectual de los docu-mentos,
orientando las búsquedas con acierto y exclusividad, a fin
de cumplir una de sus principales funciones: estar a disposición
del usuario y servirle como fuente de información4.
El análisis de varias propuestas de clasificación de archivos de
familia revela que, en las últimas décadas, los archiveros están
creando cuadros de clasificación funcionales, partiendo de la pro-puesta
de clasificación de Olga Gallego5 para este tipo de archivos
y del cuadro de clasificación general del Archivo de la Nobleza6,
ambos desarrollados en torno al nivel de serie identificado con el
concepto de tipología documental.
El problema principal de este tipo de cuadros funcionales es
que no refleja adecuadamente el contenido particular y único
de cada fondo. Por contra, la clasificación funcional está pro-duciendo
una alteración del objetivo principal del cuadro de
clasificación, esto es, organizar intelectualmente la información,
reflejar la relación de los documentos entre sí y descubrir la
relación jerárquica entre ellos. Como ha señalado al respecto
A. Malheiro da Silva, se están generando «planos de classificação
orgânico-funcionais que de orgânicos pouco ou nada têm e se resu-mem
a uma classificação temática, como é, afinal, a célebre cdu
4. Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Fundación
Germán Sánchez Ruipérez, 2001, p. 229.
5. Galego Domínguez, Olga. Manual de archivos familiares. Madrid: ana-bad,
1993.
6. García Aser, Rosario; Lafuente Urién, Aránzazu. Archivos nobiliarios:
cuadro de clasificación. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
2000.
Judit Gutiérrez de Armas; 142 Carmen Luz Hernández González
(Classificação Decimal Universal usada nas Bibliotecas), mas sem
ser assumida tal e qual»7.
Así, se está dando la situación paradójica en la que estos inten-tos
de racionalización, modernización y normalización archivística
desarrollados con la perspectiva de objetivar la acción del archivero
están siendo contraproducentes para un verdadero conocimiento
de los archivos. De forma general, cualquier archivo de familia
contiene correspondencia, árboles genealógicos y documentos de
transmisión de la propiedad, pero la clasificación archivística no
debería quedar reducida a una estandarización de cuadros de cla-sificación
con secciones y series tan generales como artificiales que
no permiten distinguir el contenido de unos archivos con respecto
a otros. Por el contrario, como recoge el Diccionario de terminolo-gía
archivística, el cuadro de clasificación debe «reflejar la organiza-ción
de un fondo documental [...] y aportar los datos esenciales de su
estructura»8, en nuestra opinión preferiblemente los atribuidos por
su productor (la familia), siendo esto únicamente posible con el
estudio individualizado de cada archivo y la creación de cuadros de
clasificación ad hoc que respeten la estructura interna del archivo
dada por el productor. El archivo de familia hereda una caracte-rística
esencial (ontológica) de los documentos de archivo que lo
componen, su carácter individual y único, lo que implica que cada
archivo de familia es por lo mismo único y diferente de todos los
demás, en la misma medida en que la trayectoria multigeneracio-nal
e individual, los contextos de vida y de génesis documental de
cada familia fueron únicos y particulares. Si el contexto justifica la
necesidad de darle una estructura orgánica a la clasificación, esta
estructura orgánica no puede ser uniforme, debe ser particular para
7. Silva, Armando B. Malheiro da. «Arquivos familiares e pessoais: bases
científicas para aplicação do modelo sistémico e interactivo». En: Revista da Fa-culdade
de Letras: ciências e técnicas do património, I Série, vol. iii (Porto, 2004),
p. 61 [en línea]. Disponible en: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/4083.
pdf (Consultado el 27 de julio de 2015).
8. Diccionario de terminología archivística... Op. cit. (Consultado el 16 de
agosto de 2015).
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 143
representar adecuadamente el contexto (particular) de creación de
los documentos. Esto es más que una consideración metodológica
derivada de la archivística, es un principio de deontología profesio-nal
y de responsabilidad con el saber.
En nuestro caso, hemos optado por un cuadro de clasificación
que respeta la estructura final del fondo que le dieron los pro-ductores,
basada en la casa. Sobre esta cuestión volveremos más
adelante. Esta propuesta puede ser calificada de «purista» por-que
es innegable que se basa en un respeto al principio del or-den
original de los documentos (o más bien al orden final), con
todos los problemas y críticas que ello implica, y que asumimos.
Somos conscientes, como ha señalado acertadamente Bertram
Lyons, de que no existe un único orden original en los archivos,
sino que todo archivo ha tenido múltiples órdenes originales a
medida que fue reorganizado en sucesivas ocasiones a lo largo
de su historia archivística. Para este autor, reducir la estructura
de un archivo multisecular a un único orden original es «a sim-plification
of the complexity of human interaction to imagine that a
collection of records existed only in one original order»9, una opción
de los archiveros que congela y privilegia teóricamente una de las
múltiples organizaciones que tuvo el archivo sobre otras. Heather
MacNeil va un paso más allá y niega que el principio de orden
original pueda ser respetado o recuperado y que se trata más bien
de una construcción de los archiveros y de la teoría archivística
clásica. Propone abandonar esos principios en pro de lo que lla-mó
archivalterity y que definió como «the acts of continuous and
discontinuous change that transform the meaning and authenticity
of a fonds as it is transmitted over time and space»10. No se trata de
9. Lyons, Bertram. «Writing archives-Crafting order: a critique on the
longstanding archival practices of arrangement and description». [En línea].
Disponible en: https://www.academia.edu/201257/Writing_Archives_Craft-ing_
Order_A_critique_on_the_longstanding_archival_practices_of_arrange-ment_
and_description, p. 47. (Consultado el 18 de enero de 2017).
10. MacNeil, Heather. «Archivalterity: rethinking original order». Archiva-ria,
66 (Ottawa, Fall 2008), p. 14.
Judit Gutiérrez de Armas; 144 Carmen Luz Hernández González
críticas vagas, ni mucho menos, pues lanzan al debate cuestiones
fundamentales que deben ser reflexionadas y sopesadas por toda
comunidad archivística.
Frente a los cuadros temáticos funcionales, cuyas deficiencias
ya se han señalado, y los más puristas, como el nuestro, se han
presentado modelos teóricos alternativos, puramente orgánicos,
que toman como principio rector la genealogía familiar y, más
concretamente, la generación (matrimonio) que ostentó la titu-laridad
del archivo en cada momento. Una de las propuestas más
conocidas es la clasificación sistémica que propone A. Malheiro
da Silva desde la óptica de la ciencia de la información. Aunque
por cuestiones de tiempo y espacio no profundizaremos en ello,
sí que merece señalarse que se trata de una aplicación de la Teoría
de Sistemas a la organización de los archivos. Silva concibe los
documentos como información y, consecuentemente, los archi-vos
como parte del sistema de información de la entidad que lo
generó, proponiendo, para los archivos de familia, una clasifica-ción
orgánica cuyos niveles vendrían dados por las generaciones
de la familia11. El proyecto ha sido aplicado ya a algunos sistemas
como el Archivo de la Casa de Mateus, el trabajo fin de máster de
A. Rodrigues sobre el Archivo del Conde da Barca y la reciente
tesis doctoral de R. Nóvoa sobre el Archivo Gama Lobo Salema,
a cuyo trabajo remitimos para un excelente estado de la cuestión
al respecto12. Sin embargo, a día de hoy continuamos albergando
dudas sobre la aplicación de este modelo, pues no terminamos de
ver la adecuación de un cuadro que toma como principio rector
a la «generación» en lugar de la «casa», el verdadero eje de la orga-nización
social de la nobleza de la Edad Moderna.
11. Silva. Op. cit.
12. Nóvoa, Rita Sampaio da. O Arquivo Gama Lobo Salema e a produção,
gestão e usos dos arquivos de família nobre nos séculos xv-xvi. Tesis doctoral.
Faculdade de Ciências Sociais e Humanas. Universidade Nova de Lisboa; Uni-versité
Paris 1, Panthéon-Sorbonne, 2016. http://hdl.handle.net/10362/19004
(Consultado el 18 de febrero de 2017).
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 145
Es por ello por lo que en el trabajo de clasificación del Fondo
Conde de Siete Fuentes hemos asumido la clasificación de los
archivos de familia por casas, porque es el criterio que, en nuestra
opinión, mejor representa el contexto histórico y social en el que
se produjo, y la propia idiosincrasia de su productor, la familia
de poder plurigeneracional organizada corporativamente en tor-no
a una institución: la casa nobiliaria. Ese criterio coincide con
el empleado por sus (re)organizadores a finales del siglo xviii y
principios del xix, justo antes de la caída en desuso de los archi-vos
familiares. En nuestra opinión es una elección válida y la que
mejor se ajusta a la realidad del fondo, pues si bien es cierto que
ese orden natural final del archivo es sólo uno de los muchos que
tuvo, también lo es que el archivo de familia que nos ha llegado
es sólo una de las múltiples versiones que tuvo. Es decir, el cuadro
de clasificación por casas ciertamente congela un momento de la
historia archivística, pero es que también el archivo de familia
que nos ha llegado es el archivo de un solo momento, fruto de
un largo proceso de agregación(es) y disgregación(es) de docu-mentos.
Además, la organización por casas de todos los archivos
de familia permitirá en el futuro recuperar los archivos de esas
familias de momentos anteriores que, debido a la intrahistoria fa-miliar
(extinciones de líneas, herencias...), acabaron dispersos en
otros archivos de familia, y crear «redes de archivo de linaje» que
permitan a los investigadores localizar los documentos pertene-cientes
a una determinada casa y que, debido a la disgregación
de los fondos acelerada tras la abolición de los mayorazgos y el
fin del Antiguo Régimen, han hecho que acaben dispersos entre
varios archivos de familia.
El orden de las casas en el cuadro de clasificación se ha estipu-lado
sobre la base de un orden genealógico, tomando como refe-rencia
el momento de su incorporación al archivo a través de los
grandes hitos de la historia familiar (matrimonios, incorporación
de herencias, tutorías...). Así, la casa principal de cada subfondo
lleva el dígito x.1.; la siguiente casa con la que enlazó y supuso
la entrada de documentos lleva el dígito x.2. y así sucesivamente
Judit Gutiérrez de Armas; 146 Carmen Luz Hernández González
(lo que no implica que los documentos de una casa a la que se
ha asignado un número posterior sean más antiguos que los de
una casa con un número anterior). Por motivos de espacio, pre-sentamos
aquí únicamente un esbozo del cuadro de clasificación
a modo de ilustración. En él se recoge el esqueleto del cuadro de
clasificación, es decir, todas las casas o secciones, y se desciende
en el primer punto hasta el último nivel para mostrar el resultado
del cuadro:
Clasificación Título
Nivel de
descripción
0. conde de siete fuentes fondo
1. rama familiar hoyo-solórzano subfondo
1.1. casa del hoyo-solórzano seción
1.1.1. protocolos de la casa del hoyo-soló-rzano
serie
1.1.1.1.
Protocolo nº 1 perteneciente a la casa
del señor don Fernando del Hoyo, conde
de Siete Fuentes
subserie
1.1.1.1.1.
Alonso del Hoyo Calderón [capitán, re-gidor]
y [su mujer] Catalina de [Gallegos
y] Alzola, fundación de mayorazgo a fa-vor
de García [del Hoyo Calderón ] su
hijo [para casarse con su prima Isabel
Sotelo Calderón]
doc. simple
1.1.1.1.2. ... doc. compuesto
/ doc. simple
1.1.1.2.
Protocolo nº 2 perteneciente a la casa
del señor don Fernando del Hoyo, conde
de Siete Fuentes
subserie
1.1.1.3. ... subserie
1.1.2. libros de la casa hoyo-solórzano serie
1.1.2.1.
Libros de hacienda de la casa Hoyo-
Solórzano subserie
1.1.2.1.1.
Borrador de la historia cronológica de
los bienes de la casa [Hoyo-Solórzano] doc. simple
1.1.2.2.
Libros de cuentas de la casa Hoyo-
Solórzano subserie
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 147
Clasificación Título
Nivel de
descripción
1.1.2.3. ... subserie
1.1.3. legajos de la casa hoyo-solórzano serie
1.1.3.1.
Instrumentos no copiados en los [pro-tocolos]
por no ser esenciales aunque
tienen relación con los bienes de la casa
subserie
1.1.3.1.1.
Nota del contenido de cada una de las
escrituras que no están copiadas en los
protocolos de la casa por no correspon-der
en la actualidad a bienes de ellas, y se
hallan en legajo separado, pero pueden
servir en algún tiempo y es útil esta nota
para inteligencias de ellas con facilidad
doc. simple
1.1.3.2. ... doc. compuesto
/ doc. simple
1.2. casa nieves ravelo seción
1.3. casa molina quesada seción
1.4. casa de ascanio y torres seción
2. rama familiar salazar de frías subfondo
2.1. casa salazar de frías seción
2.2. casa de espinosa seción
2.3. casa anguiano seción
2.4. casa hoyo calderón y benítez de lugo seción
2.5. casa porlier y sopranis seción
2.6. casa de castila seción
2.7. casa de alarcón y lordelo seción
2.8. casa chirino seción
2.9. casa soler y carreño seción
2.10. casa oráa seción
4 Una base de datos para describir e investigar
Una vez tuvimos claro el cuadro de clasificación pasamos a la
labor de diseñar la ficha de trabajo. Para ello recurrimos nueva-mente
a la ayuda del profesor Núñez Pestano. Al tratarse de una
Imagen 1: Esbozo del cuadro de clasificación del Fondo Conde de Siete Fuentes.
Judit Gutiérrez de Armas; 148 Carmen Luz Hernández González
descripción archivística que pretendíamos pudiera ser utilizada
también en la tesis doctoral, se buscó un diseño que permitiera,
por un lado, un avance relativamente rápido en la descripción si-guiendo
la norma isad (g) y que, al mismo tiempo, recogiera otros
campos no especificados en esta norma pero de gran utilidad para
la investigación, como son los campos «Tipología documental»,
«Tradición documental» y «Productor documental». También para
permitir un posterior análisis del fondo para la tesis doctoral, se
elaboró una base de datos relacional con tablas auxiliares de «Cla-sificación
documental», «Tipologías documentales» y «Producto-res
documentales». Del mismo modo, para poder explotar los
datos para la investigación se decidió que no habría un campo
«Fechas» sino tres campos diferenciados: «Fecha inicial (original)»,
«Fecha final (original)» y «Fecha de la copia». Por ese mismo mo-tivo,
se consignó únicamente el año, en lugar de la data crónica
completa que incluye año, mes y día.
Por otra parte, la experiencia de trabajo en archivos nos llevó
a decidir incorporar el campo «Signatura», que facilita enorme-mente
la localización de los documentos ubicados en sus corres-pondientes
unidades de instalación en el depósito documental.
El software utilizado ha sido Microsoft Access 2003, que es el
que utiliza la institución. No obstante, cualquier otro software es
igualmente válido.
Evidentemente, en todo trabajo de descripción documental nos
enfrentamos a problemas. En nuestro caso, el más acuciante ha sido
el factor tiempo. Precisamente debido a los estrictos plazos para
la realización de tesis doctorales y al enorme volumen del fondo,
decidimos no implementar en esta fase el campo «Alcance y con-tenido
» para el nivel de unidad documental. Otra dificultad impor-tante
ha derivado de la desorganización de muchos documentos.
Hemos enfrentado la recomposición de secciones enteras, como
es el caso de la casa Nieves Ravelo, a partir de signaturas antiguas
y comparación de caligrafías, pues los documentos se encontraban
dispersos en numerosas cajas y habían perdido sus atados origi-nales.
Precisamente para estudios de recomposición de organiza-
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 149
ciones archivísticas anteriores, hemos tenido siempre la cautela de
conservar las evidencias de esas organizaciones, incluso cuando no
se han mantenido (por ejemplo, en el caso de refoliaciones).
En algunos casos hemos sufrido el mal estado de los docu-mentos,
que nos ha llevado al uso de lámparas de luz negra para
poder leerlos. En otros casos la falta de la data crónica, para cuya
subsanación hemos recurrido al nombre del productor, al tipo de
letra o al contenido del propio documento para adjudicar una
fecha atribuida al mismo (en algunos casos, ni aun siguiendo estas
pautas ha sido posible datar los documentos).
Obviamente, estas decisiones sobre el proceso de descripción
se han tomado para adecuar este trabajo a los recursos disponi-bles,
al cronograma diseñado y a las necesidades de la tesis doc-toral,
que no siempre son necesidades estrictamente archivísticas
(como demuestra el caso de la modificación del campo fechas).
Imagen 2: Ejemplo de la ficha utilizada para la elaboración de la base
de datos.
Ct.ASIFICACIÓN
OROEN
NIVEL CESCRFOÓN
Tiru.o
FOW
TRAIJIOON
TF<X.OGIA
Ail.OINICIA.l
AÑO FNAL
FECHASATRBLl'.lAS
Ail.OCCfllA.
UNDW:S VOLUI.EN
PROOUCTOR
ALCANCE Y CONTENDO
NOTAS
~ CÓlllGO IES38201AHDSCLLPF 1
2.1.1.03 r SIGNATURA,
¡o oCSIMPLE B U..TMO NNEL ~ DOCUI.ENTOS AGRUPAOOS 1
Testamento del maestre de campo don Cristóbal Salazar, regidor de esta isla, juez veedor de las materias de
contrabando, familiar del Santo Oficio, caballero de la orden de Calatrava; en 17 de julio de 1654. Ante Santiago
Alonso Penedo
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!Copia testimonial B
!Testamento B
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!Fecha formal [v
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[2s" TPOVOLUI.EN !Hojas B
!Cristóbal Sal azar de Frías y Miranda
Consta una copia en el protocolo nº 9, folio 105
'x:Sinfiltrar .-~
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Judit Gutiérrez de Armas; 150 Carmen Luz Hernández González
5 Estado actual del trabajo y perspectivas de futuro
Actualmente, nos encontramos en la última fase de trabajo. He-mos
concluido la labor de descripción de las unidades documen-tales
según la norma isad (g). Este paso es fundamental pues es
el que proporciona la base de datos para la elaboración de la tesis
doctoral y el futuro catálogo del fondo.
Aun así, queda trabajo por realizar en los próximos dos años.
Será necesario reorganizar algunos legajos que, debido a los ava-tares
de su historia archivística, quedaron totalmente desorgani-zados
y dispersos en distintas cajas. Y, posteriormente, instalar los
documentos ya ordenados en sus unidades de instalación defini-tivas.
También falta realizar las descripciones de productores do-cumentales
según la norma isar (cpf) y preparar la publicación
del catálogo del fondo. Bien es verdad que en algunos legajos el
orden nos viene dado, porque hemos localizado relaciones o in-ventarios
que nos indican el orden que tienen los documentos en
el mismo, simplemente nos aparecen ordenados por asignación
de un número «X» a un número «Y». Ese orden lo vamos a man-tener
de acuerdo con la metodología que hemos asumido; pero
también es cierto que vamos a tener que formar una cantidad
considerable de los legajos nosotras porque las unidades docu-mentales,
sean simples o compuestas, están sueltas en las cajas y
tendremos que darles un orden determinado. En estos casos, ante
la imposibilidad de recuperar ninguna ordenación anterior (pues
no ha quedado evidencia de que existiera) concordamos con la
propuesta de A. Malheiro da Silva de ordenar la documentación
atendiendo a su productor y su ciclo vital13, formando legajos que
se adapten a la capacidad de las unidades de instalación con las
que contamos en el archivo.
Asimismo, desde el punto de vista de la conservación preven-tiva
de la documentación, durante la fase de instalación definitiva
de la documentación tenemos planeado llevar a cabo una limpie-
13. Silva. Op. cit.
Organizar un archivo de familia; elaborar una tesis doctoral. Una experiencia... 151
za mecánica de la misma, así como señalar aquellos documentos
que, por su grave estado de deterioro, deben quedar fuera de con-sulta
hasta su restauración para evitar la pérdida irreversible de su
contenido informativo.
En estos momentos el trabajo se encuentra parado temporal-mente
por la realización de la estancia internacional de doctorado
y por la realización de otras labores técnicas que ocupan a todo el
personal del archivo, pero prevemos que las actividades relativas
al Fondo Conde de Siete Fuentes se reanuden en septiembre de
2017. Teniendo en cuenta esta circunstancia, pronosticamos que
la defensa de la tesis doctoral se realice en 2018 y que, en ese mis-mo
año o en el siguiente, vea la luz el catálogo del Fondo Conde
de Siete Fuentes.
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Judit Gutiérrez de Armas; 152 Carmen Luz Hernández González
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