El archivo de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

              EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD
DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA
ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ*
M.a SELENE SANTANA AGUIAR**
Fecha de recepción: 1 de febrero de 2008
Resumen: La web permite, actualmente, conocer diversas instituciones. Entre
ellas se encuentra el Archivo de la Universidad de Las Palmas de Gran Cana-ria,
del cual se ha realizado un breve análisis a partir de los recursos que la
propia web nos ofrece.
Palabras clave: archivo universitario, web, gestión documental, Universidad de
Las Palmas de Gran Canaria.
Abstract: Nowadays through the web many institutions can be known. Among
them there is the Archive of the University of Las Palmas de Gran Canaria.
Having as a point of departure the web in itself a brief analysis of the archive
has been carried out.
Key words: university archive, web, documentary management, University of Las
Palmas de Gran Canaria.
INTRODUCCIÓN
Los archivos universitarios españoles han ido adquiriendo cier-ta
importancia en las últimas décadas merced a una serie de cir-
Cartas diferentes. Revista canaria de patrimonio documental, n.o 4 (2008), pp. 237-258.
* Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Correo electrónico:
abrito@pas.ulpgc.es.
** Universidad de Las Palmas de Gran Canaria. Correo electrónico:
mssantana@pas.ulpgc.es.
238 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
cunstancias que atañen, principalmente, a las entidades en las que
se encuentran insertados. El incremento de titulaciones ofertadas,
de alumnos que se forman en las universidades, así como de cen-tros
universitarios, sobre todo a partir de la Ley de Reforma Uni-versitaria
de 1983, ha generado una notable multiplicación de la
producción documental. Como consecuencia, las universidades
españolas se vieron en la necesidad de crear servicios que permi-tieran
gestionar dicha documentación, hasta el punto que, en la
última Encuesta sobre la situación de los archivos universitarios es-pañoles
1, realizada por la Conferencia de Archiveros de las Univer-sidades
Españolas en 2006, treinta y uno de dichos archivos mani-festaron
que habían sido creados después de la ley de 1983.
Esta situación se ha producido en consonancia con dos he-chos
de cierta trascendencia: por un lado, el aumento de la pro-ducción
bibliográfica centrada en los archivos universitarios2 y,
por otro lado, la creación de la Conferencia de Archiveros Uni-versitarios
(CAU) a mediados de la década de 1990, que se ha
convertido en un vehículo imprescindible para el desarrollo de
los archivos universitarios, con la celebración de las Jornadas de
Archiveros Universitarios y la publicación de informes y docu-mentos
para la gestión de éstos últimos en dichos centros (http:/
/www.crue.org/CAU/inicio.htm).
1. Encuesta sobre la situación de los archivos universitarios españoles: infor-me
de resultados, noviembre-diciembre 2006. Disponible en web: http://
www.crue.org/CAU/marcos.htm (Consulta: 3 de diciembre de 2007).
2. Por citar algunos trabajos de relevancia, CACIGAS, Yolanda, AGUADO,
Javier. «Los archivos universitarios españoles: una propuesta de reglamento
para los centros privados». Atlanti: review for modern archival theory and practice,
v. 15 (2005), 1-2; CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE UNIVERSIDADES ESPA-ÑOLAS.
La gestión de documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prác-ticas
para las Universidades. 2007; CRUZ MUNDET, José Ramón. Archivos
universitarios e historia de las universidades. Madrid, 2003; MORENO LÓPEZ,
Ángeles, BORRÁS GÓMEZ, Joaquim, BORFO BACH, Antoni. «Recomendacio-nes
para archivos universitarios». Boletín de ANABAD, XLVII (1997), 3-4, pp.
15-41; MORENO LÓPEZ, Ángeles (coord.): Archivos universitarios: realidades
y proyectos. Valladolid: Universidad, 2006.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 239
En este entorno, es en el que se encuentra el Archivo de la
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC), un servi-cio
que ha sido y es un gran desconocido para la sociedad ca-naria
en general e incluso para la propia comunidad universita-ria.
Por ello, el presente trabajo pretende ofrecer una aproximación
a las cuestiones más relevantes del mismo, abordando distintas
cuestiones como su creación y adscripción dentro de la institu-ción
a la que sirve, el fondo documental que lo integra, su tra-tamiento
y descripción, entre otros aspectos. Todo ello analiza-do
desde la posibilidad que nos ofrece el poder acceder al mis-mo
a través de la web.
En definitiva, el objetivo principal consiste en dar a conocer
este archivo y permitir la difusión de sus contenidos y servicios
a partir de la propia web.
1 EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN
CANARIA
1.1 EVOLUCIÓN HISTÓRICA Y ADSCRIPCIÓN
El Archivo Universitario es un servicio de reciente creación
que se erige como tal en el año 2001 con su instalación en el
edificio de Ciencias Básicas. Este hecho es, ciertamente, inadmisible
en una institución académica que maneja abundante documen-tación
administrativa emanada durante un periodo relativamente
amplio, si tenemos en cuenta que la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria comienza su andadura el curso 89-90 y cul-mina
con la aprobación, por parte del Parlamento de Canarias,
de la Ley de Reorganización Universitaria de Canarias, el 26 de
abril de 1989. Pero esta situación no deja de ser habitual en el
ámbito nacional, ya que, como señalamos en el apartado
introductorio, la Encuesta sobre la situación de los archivos uni-versitarios
españoles del 2006 refleja que la gran mayoría de éstos
se creó a partir de la reforma universitaria de 1983.
240 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
Los primeros años de existencia han estado dirigidos, por un
lado, hacia la obtención de un equipamiento adecuado con el
acondicionamiento del local, montaje de estanterías, instalación
de los documentos, así como traslado del personal, y, por otro lado,
en las tareas básicas de la gestión de documentos relacionadas con
la ordenación, clasificación y descripción documental.
Actualmente, en el artículo 7 del Reglamento de la Biblioteca
Universitaria3, de 27 de noviembre de 2003, se define el Archivo
Universitario de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria como:
un servicio técnico centralizado integrado por los documentos de
cualquier naturaleza, época y soporte material, en el marco de un
sistema de gestión único, y cuya finalidad es proporcionar a la
comunidad universitaria el acceso a la documentación y contribuir
a la racionalización y la calidad del sistema universitario.
Para llegar a esta situación actual, se ha recorrido un largo
trayecto. En los primeros estatutos de la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria no se recogía ninguna referencia al archivo
universitario, fenómeno en parte explicable por la reciente creación
de la universidad y el desconocimiento de la necesidad de un
servicio de estas características. Necesidad que sí se vio refleja-da
en los siguientes estatutos aprobados en el año 1998. En el
artículo 42 de aquellos estatutos, se recogían las funciones de
la Biblioteca Universitaria, entre las cuales se citaba expresamente:
el mantenimiento y custodia del Archivo de la Universidad. Este
archivo estará formado por los fondos documentales procedentes
de su actividad académica y administrativa y por aquellos otros
donados o adquiridos que así se determinen 4.
3. Biblioteca Universitaria. Reglamento [en línea]. Disponible en web: http:/
/biblioteca.ulpgc.es/?q=conocenos_documentos_reglamentobu#Secci%C3%
B3n%20I (Consulta: 31 de enero de 2008).
4. Boletín Oficial de Canarias (016/1998). Disponible en web: http://
www.gobcan.es/boc/1998/016/001.html (Consulta: 31 de enero de 2008).
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 241
Este mismo texto será incluido sin ninguna variación en los
estatutos de la universidad aprobados en el año 2003, tras las
reformas impuestas por la Ley Orgánica de Universidades de 2002.
De esta manera, en los estatutos de la universidad queda
reflejada la adscripción del Archivo Universitario a la Bibliote-ca
Universitaria. Esta circunstancia contrasta con la situación
imperante en los archivos universitarios españoles, reflejada en
la citada encuesta de 2006. En ella se aprecia la mayoritaria
adscripción de los archivos universitarios a la secretaría general,
casi el 70% de ellos en la actualidad5, tal y como preconiza la
Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU),
mientras se va reduciendo la integración del archivo en la bi-blioteca
universitaria. No obstante, aunque en minoría, un sig-nificativo
número de archivos universitarios sigue dependiendo
funcionalmente de la biblioteca universitaria, a pesar de su ads-cripción
a otros servicios.
1.2 FONDO DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y TRANS-FERENCIAS
En el citado artículo 7 del Reglamento de la Biblioteca Uni-versitaria
se señala:
forman parte del patrimonio documental de la Universidad de Las
Palmas de Gran Canaria los documentos de cualquier época
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funcio-nes
por cualquiera de los órganos, departamentos, facultades, es-cuelas,
institutos universitarios y servicios existentes en la Uni-versidad
o que en el futuro puedan crearse, y también, por aquellos
documentos donados o adquiridos que así se determinen.
5 Entre ellos, el Archivo de la Universidad de La Laguna. Los Estatutos
de esta Universidad recogen en su artículo 173 que corresponde al Secreta-rio
General «dirigir y custodiar el Registro General y el Archivo Universitario».
242 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
Esta apreciación amplía la reseñada en los Estatutos de la ULPGC
en los que se especifica:
este archivo estará formado por los fondos documentales proce-dentes
de su actividad académica y administrativa y por aque-llos
otros donados o adquiridos que así se determinen (art. 40.e).
Con esta declaración, se señala expresamente que cualquier
documento creado por cualquier miembro de la comunidad
universitaria en el ejercicio de sus funciones podrá formar par-te
del patrimonio documental. Pero no sólo éstos, sino que se
deja la puerta abierta a aquellos documentos que puedan ser
donados por individuos o instituciones, así como los que sean
adquiridos por las vías habituales de compra o canje.
Además, la documentación generada, conservada y reunida en
el Archivo Universitario forma parte del patrimonio documen-tal
canario, como lo establece la Ley 3/1990 de Patrimonio Do-cumental
y Archivos de Canarias en su artículo 3 al señalar:
forman parte del patrimonio documental canario los documentos
producidos por las Universidades y demás centros públicos de
enseñanza radicados en las Islas Canarias.
En la actualidad y dada la reciente creación de la institución
a la que pertenece, la documentación6 que se conserva en el
Archivo Universitario es la de carácter administrativo generada
por la propia universidad, no contando con un fondo histórico.
Debido a la carencia de ese fondo histórico, el Archivo Univer-sitario
vendría a conformarse como un archivo intermedio y juga-ría
el papel de cabecera de un pequeño sistema de gestión integra-do
por los archivos de oficina y el propio Archivo Universitario.
6. El Archivo Universitario cuenta con 2 365 metros lineales de docu-mentación
a comienzos de diciembre de 2007 (información ofrecida por el
propio Archivo).
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 243
Para conocer el fondo documental del Archivo Universitario,
debemos hacer referencia a dos procesos que van unidos aun-que
son totalmente diferentes: la clasificación y la descripción.
1.2.1 LA CLASIFICACIÓN
La «clasificación» es entendida como un proceso archivístico
cuya finalidad es estructurar los documentos de una entidad,
identificando para ello los tipos documentales y evidenciando las
relaciones que existen entre ellos, y organizarlos en una estruc-tura
lógica7.
En el caso del Archivo Universitario de la ULPGC, consiste en
aplicar a los documentos administrativos que se generan un código
de clasificación en relación a la función que los ha producido y
que, como se señala en el cuadro de clasificación8 de la docu-mentación
administrativa de la Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria, aprobado por la Comisión de Valoración y Selección
de la Documentación el 4 de mayo de 2005 del mismo, estos
códigos son:
la representación numérica de las funciones y actividades de la
ULPGC, en forma jerárquica, útil para archivar los documentos
de forma normalizada.
Por tanto, se ha elegido una clasificación de carácter funcio-nal,
es decir, que las grandes funciones de la entidad, en este caso
la universidad, han sido los elementos tomados en cuenta, de
7. CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organiza-ciones.
Madrid: Pirámide, 2006, p. 185.
8. Archivo Universitario. Cuadro de Clasificación de documentos adminis-trativos
[en línea]. Disponible en web: http://biblioteca.ulpgc.es/files/
repositorio_de_docum152/archivo_univesitario/Cuadros%20Clasificacion%
20ULPGC.pdf (Consulta: 31 de enero de 2008).
244 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
modo que, gracias a su permanencia, permiten construir un cuadro
de una gran solidez y durabilidad en el tiempo9. Esta situación
coincide con la mayoría de las universidades españolas, que han
optado por este criterio en la clasificación de sus documentos10.
A partir del mencionado cuadro de clasificación, podemos
señalar que los documentos de la ULPGC se clasifican en doce
clases o funciones principales, que son el conjunto de respon-sabilidades
atribuidas por ley a esta Universidad, para el cum-plimiento
de sus fines. A su vez, cada una de estas funciones
principales se va desglosando jerárquicamente en subfunciones
y actividades. Estas funciones se pueden observar en el siguien-te
cuadro.
CUADRO I
FUNCIONES PRINCIPALES DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA DE LA ULPGC
Además, existen unos códigos auxiliares de clasificación que
son las «Subdivisiones», que siempre acompañan a un código
principal, pues nunca van solas. Éstas pueden ser:
9. ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y
la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC, 2003, pp.129.
10. Encuesta sobre la situación de los archivos universitarios españoles...
Op. cit.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 245
• Uniformes (U): definen tipos de documentos o expedientes y
se pueden aplicar siempre y a cualquier código del cuadro.
• Nominales (N-): se pueden aplicar siempre y a cualquier
código del cuadro.
• Específicas (E): únicamente se aplican a los códigos donde
se indica.
Estos códigos son los que deben emplear todas las unidades
administrativas para clasificar sus documentos. Se trata de un
sistema de codificación basado en la «clasificación universal de
los documentos administrativos» planteada por Michel Roberge,
también conocida como clasificación uniforme de los documentos,
la cual establece un primer nivel denominado clases y caracte-rizado
por un código consistente en una letra y el número 100,
a partir de donde se va desarrollando en subclases y divisiones.
En éste, se pueden establecer dos categorías más: las subdivisiones
específicas, cuyo código se compone de la letra E más un nú-mero
propio, y las subdivisiones uniformes, que sirven para iden-tificar
tipos documentales que se pueden encontrar en cualquier
nivel del cuadro y van precedidas por la letra U11.
1.2.2 LA DESCRIPCIÓN
El principal «instrumento de descripción» que utiliza el Ar-chivo
Universitario para la recuperación y el acceso a la docu-mentación
es el Inventario de series automatizado.
En junio de 2005, se aprobó la propuesta de las series docu-mentales
del Servicio de Gestión Académica contemplando los
siguientes criterios para cada una de dichas series:
1. Datos de identificación: legislación general, autonómica o
universitaria que puede afectarle; trámite administrativo;
11. CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. pp. 208-209.
246 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
documentos básicos; ordenación de la serie; documentos
recapitulativos; y unidad productora.
2. Calendario de conservación.
3. Acceso a dicha documentación.
4. Observaciones donde se incluyen las resoluciones sobre
conservación adoptadas por diferentes administraciones para
cada una de las series12.
1.2.3 LAS TRANSFERENCIAS
Las transferencias o remisiones de fondos conforman el con-junto
de operaciones mediante las que los documentos son re-mitidos
de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de
vida y observando unas reglas y unos plazos de obligado cum-plimiento13.
Estos plazos de envío de la documentación responden
a criterios tales como la finalización de la tramitación, la fre-cuencia
de uso y la dimensión del sistema.
En la página web del Archivo Universitario se especifica:
las unidades productoras y/o receptoras de documentos tienen la
obligación de transferir la documentación cuya tramitación ad-ministrativa
haya acabado.
Al mismo tiempo, se ha redactado una serie de normas bási-cas,
aprobadas por la Comisión de Valoración y Selección de la
Documentación el 7 de octubre de 2007, las cuales regulan las
transferencias que se han de realizar al Archivo Universitario. En
ellas, se establece que la documentación será conservada por sus
productores o receptores durante un período mínimo de cinco
12. Biblioteca Universitaria. Memoria-informe 2005 [en línea]. Disponi-ble
en web: http://biblioteca.ulpgc.es/files/repositorio_de_docum152/memorias/
bu/Memoria_2005.pdf (Consulta: 31 de enero de 2008).
13. CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. pp. 231.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 247
años, siempre que las circunstancias lo permitan. Se sobreentiende
que, en casos excepcionales, tales como inexistencia de espacio
físico, abundancia de documentación, etc., el período puede
acortarse. Sin embargo, la no delimitación exacta del plazo puede
suponer un problema, pues puede darse el caso de unidades que
generen menor cantidad de documentación y puedan retenerla
durante más de cinco años.
Asimismo, entre estas normas, se señala:
la transferencia de documentación ordinaria procedente de los
órganos, servicios y unidades administrativas deberá hacerse con
periodicidad anual, según el calendario que se establezca 14.
En el mismo documento, se han establecido algunas cuestio-nes
sobre las condiciones en las que se ha de remitir la docu-mentación,
de tal manera que los expedientes deberán estar
completos, libres de clips metálicos, gomas, grapas y demás ele-mentos
añadidos. Además, se destruirán todos los documentos
duplicados, fotocopias y borradores de documentos originales, la
documentación se introducirá en cajas archivadoras de cartón
normalizadas según el modelo establecido por el propio Archi-vo
Universitario, etc.
Del mismo modo, se define el proceso que se debe seguir a
la hora de realizar una transferencia desde un órgano, servicio
o unidad administrativa. Según este proceso, cualquiera de es-tos
tres elementos de organización deberá contactar con el Ar-chivo
Universitario, para informar de la documentación a transferir
y su volumen, al objeto de que el archivo pueda valorar la dis-ponibilidad
del espacio y otras circunstancias referentes a la trans-ferencia.
A su vez, junto a los documentos, se procederá a com-
14. Archivo Universitario. Normas básicas de transferencia de documenta-ción
al archivo de la ULPGC. [en línea]. Disponible en web: http://biblio-teca.
ulpgc.es/files/repositorio_de_docum152/archivo_univesitario/normas%20
para%20transferencias.pdf (Consulta: 31 de enero de 2008).
248 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
pletar una relación de entrega, un impreso normalizado que será
facilitado por el archivo y que deberá ir obligatoriamente firmado
por el responsable de la unidad remitente. En la página web del
Archivo Universitario se puede acceder a dicho impreso, aun-que
sólo a través de su intranet, así como a las normas para rellenar
dicha relación15, en las cuales se señala el significado de cada
apartado.
La unidad, órgano o servicio remitente, a su vez, enviará al
archivo dos copias del impreso de relación de entrega firmadas
y selladas por el responsable del mismo. La documentación se
comprobará con los datos de la relación, de forma que, si los
datos concuerdan, una de las copias se devuelve firmada a la
unidad remitente y, si no, se devuelve para su corrección. La
transferencia no se considerará realizada hasta que la unidad,
servicio u órgano remitente cuente con su copia debidamente
cumplimentada por el Archivo Universitario. Dicha copia habrá
de conservarse como garantía del traspaso y como herramienta
para solicitarla en consulta o préstamo.
La evolución de las transferencias de documentos se puede
observar en el siguiente cuadro, pudiéndose apreciar en el mis-mo
un mantenimiento del número de las mismas en los últimos
años, con un cierto descenso en el año 2006.
CUADRO II. TRANSFERENCIAS RECIBIDAS (2002-2006)
Fuente: Memorias anuales de la Biblioteca Universitaria. Elaboración propia.
15. Archivo Universitario. Instrucciones para la cumplimentación del impreso
de Relación de entrega de documentación al archivo de la ULPGC [en línea].
Disponible en web: http://biblioteca.ulpgc.es/files/repositorio_de_docum152/
archivo_univesitario/instruccion%20impreso%20de%20entregas.pdf (Consulta:
31 de enero de 2008).
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 249
1.3 FONDO DOCUMENTAL: CONSULTA Y PRÉSTAMO
Todos los archivos cumplen una finalidad que es la de servir
a la organización a la que pertenecen. Entre los numerosos ser-vicios
que cumplen los archivos, se encuentran la consulta de
los documentos y el préstamo de los mismos, aspectos que ana-lizaremos
a continuación.
1.3.1 LA CONSULTA
El Archivo Universitario pone a disposición de toda la comuni-dad
universitaria la consulta de los documentos que contiene, de
acuerdo con la legislación vigente y una serie de normas recogidas
en la página web, las cuales fueron aprobadas por la Comisión de
Valoración y Selección de la Documentación de la Universidad de
Las Palmas de Gran Canaria el 4 de mayo de 200416.
Como hemos señalado anteriormente, el Archivo Universita-rio
de la ULPGC únicamente conserva documentación adminis-trativa,
que sólo podrá ser consultada por la persona que actúa
como gestor o responsable de la unidad productora de la docu-mentación
solicitada, previa tramitación del impreso de Solici-tud
de consulta, al cual, como el documento de la Relación de
entrega, sólo se puede acceder a través de la intranet y cuyas
instrucciones de cumplimentación se pueden consultar en la web
del Archivo Universitario. Cualquier persona ajena al responsa-ble
de dicha unidad que quiera realizar una consulta deberá
aportar, previamente, la autorización de dicho responsable en el
impreso de solicitud.
No obstante, la Ley de Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias señala una serie de circunstancias en las que se pue-
16. Archivo Universitario. Normas básicas de consulta y préstamo de la
documentación del Archivo de la ULPGC. [en línea]. Disponible en web: http:/
/biblioteca.ulpgc.es/files/repositorio_de_docum152/archivo_univesitario/
normas%20prestamo%20y%20consulta.pdf (Consulta: 31 de enero de 2008).
250 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
de consultar la documentación constitutiva del patrimonio do-cumental
canario en el que se incluye la documentación de las
universidades17. Por tanto, en casos concretos y con la debida
autorización, otros miembros ajenos a la comunidad universita-ria
podrán consultar la documentación administrativa con fines
educativos y de investigación.
En el siguiente cuadro, se expone el número de consultas en
sala durante los cuatro últimos años en el Archivo Universita-rio
de la ULPGC.
CUADRO III. NÚMERO DE CONSULTAS EN SALA
Fuente: Memorias anuales de la Biblioteca Universitaria. Elaboración propia.
Como se puede apreciar, el número de consultas es todavía
bastante escaso, lo cual contrasta con la situación mayoritaria del
resto de archivos universitarios españoles. Así, la mayoría de ellos,
casi el 45%, tienen un volumen de consultas que se sitúan en-tre
101 y 500 consultas anuales, con una media de 20218. Este
hecho puede deberse tanto a la inexistencia de un fondo histó-rico
(por ejemplo, el Archivo de la Universidad de Santiago de
Compostela que cuenta con un importante fondo histórico tuvo
15.675 consultas en el año 2006) como al hecho de que buena
parte de la documentación necesaria y que se demanda aún se
conserva en los archivos de oficina.
17. El artículo 27 de la citada Ley señala que «la consulta pública del
Patrimonio Documental Canario, en el caso de los documentos incluidos en los
artículos 2 y 3 será posible a partir de los treinta años de haber finalizado su
trámite o su vigencia administrativa».
18. Encuesta sobre la situación de los archivos universitarios españoles…
Op. cit. pp. 21.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 251
1.3.2 EL PRÉSTAMO
En lo que se refiere al préstamo de la documentación, la
normativa señala que ésta sólo se prestará, únicamente en ca-sos
motivados, a las personas que actúen como gestores o res-ponsables
de las unidades productoras de la documentación
solicitada, rellenando el impreso normalizado que, como en el
caso de los impresos mencionados anteriormente, está disponi-ble
en la intranet. Si el préstamo solicitado es de documenta-ción
que ha sido generada por otro órgano, servicio o unidad
diferente de la del solicitante, se requiere una autorización ex-presa
del responsable de la unidad productora.
En dicha normativa, se especifica que la documentación en
préstamo no saldrá de las unidades académicas y administrati-vas
de la universidad por razones de seguridad y de conserva-ción,
excepto aquellos expedientes que sean solicitados por la
Administración de Justicia o por un organismo público y siempre
que se haya depositado una copia en el Archivo Universitario.
Además, se fija el plazo ordinario de préstamo de documen-tos
en un mes, pudiendo prorrogarse tantas veces como sea
imprescindible con una solicitud razonada de prórroga.
En cuanto a las reproducciones de documentos solicitadas,
éstas serán realizadas por el personal del Archivo Universita-rio.
En casos excepcionales, el responsable del archivo puede
autorizar la salida de la documentación con vistas a su repro-ducción,
pero estando controlada en todo momento por el
personal del archivo.
Al igual que sucede con las consultas de documentos, el número
de préstamos documentales es bastante bajo en comparación con
el resto de los archivos universitarios españoles, tal y como se
observa en el Cuadro IV, pues la mayoría se concentra entre 101
y 500 préstamos anuales con una media de 221,29 préstamos
anuales.
252 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
CUADRO IV. NÚMERO DE PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS
Fuente: Memorias anuales de la Biblioteca Universitaria. Elaboración propia.
1.4 VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL
1.4.1 LA VALORACIÓN
La valoración es la fase del proceso de expurgo en la que se
descubre y aprecian los valores inherentes a los documentos y
su gradación. Consiste en el estudio de las series documentales:
su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen la
tipología documental, el valor que han tenido o puedan conservar
en adelante para la entidad que los ha creado, etc.
1.4.2 LA SELECCIÓN
Como complemento de la valoración, la selección es la tarea
por la que se determina el destino de los documentos a partir
de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su con-servación
o destrucción19. Se trata, por tanto, de una fase de
enorme importancia en la que se decide qué documentación se
va a conservar de manera permanente y cuál será destruida para
posibilitar el crecimiento del archivo. Decisión que será toma-da
pro la Comisión de Valoración y Selección de Documenta-ción,
como se señala en el Reglamento de la Biblioteca Universi-taria
20:
19. CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid: Funda-ción
Germán Sánchez Ruipérez, 2001, pp. 210-215.
20. BIBLIOTECA UNIVERSITARIA. Reglamento... Op. cit.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 253
El Archivo Universitario requiere de una Comisión de Valora-ción
y Selección de la Documentación en la que estén represen-tados
los servicios y unidades de la Universidad de Las Palmas
de Gran Canaria y, asimismo, expertos en las ramas de Archivís-tica,
Historia y Derecho.
Dicha comisión fue creada por resolución del Rector de 14
de junio de 2003 y todo lo que atañe a la misma se recoge en
la Sección IV del Reglamento de la Biblioteca Universitaria «De
la Comisión de Valoración y Selección de la Documentación del
Archivo Universitario».
Las funciones de esta Comisión son:
• Proceder al análisis de todas las tipologías documentales que
generan y custodian tanto las unidades administrativas y de
servicios como las unidades académicas y de investigación
de la Universidad.
• Establecer con criterios administrativos, jurídicos e histó-ricos
los períodos de conservación de los documentos a lo
largo de su ciclo de vida y determinar su accesibilidad.
• Regularizar el proceso de selección y eliminación de docu-mentos
que se lleva a cabo tanto en las unidades adminis-trativas
y de servicios como en las unidades académicas y
de investigación de la Universidad, dictaminando la forma
de disposición final, con el fin de identificar aquellas
tipologías que es preciso conservar para el futuro en aten-ción
a los valores informativos y de testimonio, o que son
de obligada conservación por ley, de aquellas que se pue-den
destruir una vez agotado su valor administrativo.
El artículo 23 del Reglamento de la Biblioteca Universitaria
establece su composición por los siguientes miembros:
• El gerente de la universidad, el cual actuará como presi-dente.
• El secretario general de la universidad.
254 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
• El director del Servicio Jurídico de la universidad
• El director de uno de los Servicios Administrativos de la
universidad
• Un profesor del Departamento de Ciencias Históricas
• Un especialista en archivística
• El responsable del Archivo Universitario
En lo que atañe a su funcionamiento, el mencionado Regla-mento
es bastante escueto. En el artículo 24, se hace constar que
el presidente de la Comisión de Valoración y Selección de la
Documentación del Archivo Universitario elevará a la Comisión
de Coordinación de la Biblioteca Universitaria los acuerdos de
aquélla que deban ser aprobados por ésta, o, en su caso, por el
Consejo de Gobierno.
1.5 EL ARCHIVO UNIVERSITARIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
Para finalizar, trataremos este aspecto tan actual y tan impor-tante
para la propia difusión y gestión del Archivo Universitario.
En las últimas décadas, se ha realizado un gran esfuerzo por
introducir las nuevas tecnologías y aplicaciones informáticas en
la gestión de los documentos. Todos los archivos han procura-do,
en mayor o menor medida, adaptarse a ellas, con el fin de
mejorar los servicios ofrecidos, la automatización de procesos, etc.
Los archivos universitarios españoles han sufrido, y sufren, una
doble dicotomía en este sentido, ya que, por un lado, se hallan
inmersos en una organización que, por lo general, se encuentra
en la avanzadilla de las nuevas tecnologías lo que, inicialmente,
debería favorecer el uso de las mismas y, por otro lado, la esca-sa
atención hacia la gestión documental por parte de los respon-sables
universitarios, lo que crea situaciones de desinterés y de
penuria a distintos niveles en los archivos. No obstante, como
señala la citada Encuesta sobre la situación de los archivos uni-versitarios
españoles de 2006, se ha avanzado, aunque no todo
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 255
lo que se desea por parte de los archiveros, pero sí con un rit-mo
progresivo y constante.
En este sentido, el Archivo de la ULPGC ha avanzado bastan-te,
pero la situación actual sigue sin ser la ideal.
1.5.1 LA WEB Y EL ARCHIVO
Vamos a tratar este apartado desde la fuente que, principal-mente,
nos ha posibilitado lo expuesto sobre este archivo hasta
el momento, la página web21 de acceso al mismo, la web de la
Biblioteca Universitaria de la ULPGC (BULPGC), de la que, como
ya hemos señalado en apartados anteriores, depende el Archivo
Universitario de la ULPGC.
21. http://biblioteca.ulpgc.es/?q=conocenos_archivo.
V. PÁGINA DE INICIO DE LA WEB DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO
256 ALEXIS D. BRITO GONZÁLEZ; M.a SELENE SANTANA AGUIAR
Partimos de que el archivo no cuenta con una página inde-pendiente
y que aparece enmarcada dentro de la web de la propia
BULPGC, como un servicio más de la misma, al contrario, por
ejemplo, del Archivo de la Universidad Carlos III de Madrid que
aparece como un servicio independiente de la Biblioteca Uni-versitaria
y que cuenta con su propia página web22.
La página web a la que hacemos referencia es de reciente
creación y, en ésta, lo que se ofrece, en acceso libre, es la infor-mación
fundamental sobre el Archivo: fondo documental, Co-misión
de Valoración y Selección de la documentación, clasifi-cación,
normas básicas de transferencia, préstamo y consulta de
la documentación. No obstante, el acceso a otros documentos
sólo es posible a través de la intranet: relación de entrega o
solicitud de consulta.
1.5.2 APLICACIONES INFORMÁTICAS O DE GESTIÓN
En cuanto a las aplicaciones informáticas empleadas, el Ar-chivo
Universitario no cuenta con un programa de gestión
archivística que permita integrar todos los procesos relaciona-dos
con la gestión documental. Sí que cuenta con una base de
datos en Access del inventario de la documentación que se ha-lla
depositada en el archivo. En este sentido, el Archivo Univer-sitario
se encuentra en una situación intermedia respecto a la
tónica imperante en los archivos universitarios españoles de los
que dieciséis utilizan algún programa de gestión integral (Cla-ra,
Albalá, Archives, Documentik...), mientras que otros siete
cuentan con otras aplicaciones fabricadas ad hoc, como la base
de datos Access23.
22. http://www.uc3m.es/portal/page/portal/archivo.
23. Encuesta sobre la situación de los archivos universitarios españoles...
Op. cit.
EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 257
2 CONCLUSIONES
Tras realizar una «visita virtual» al Archivo de la ULPGC, po-demos
concluir argumentando que este servicio de la Bibliote-ca
Universitaria ya dispone de un canal abierto por el que dar-se
a conocer a la comunidad universitaria, en particular, y a la
sociedad, en general. Canal que nos permite conocer algunos
aspectos de sus fondos y normativa, pero que, quizá, debería
ofrecer, directamente y, sin tener que acudir a otros recursos,
diferentes datos como horario, ubicación o directorio, entre otros.
Datos que, por otra parte, pueden resultar de gran utilidad para
sus usuarios.
Asimismo, echamos en falta otros elementos que podrían
incluirse en la página web, tales como legislación nacional y
autonómica sobre archivos, documentos sobre gestión documental,
documentos significativos digitalizados, enlaces a otros archivos
universitarios, etc., los cuales enriquecerían, sin duda, la infor-mación
sobre este tema y permitirían conocer el estado de los
archivos en otras universidades.
No obstante, debemos reconocer que el Archivo Universita-rio
ha avanzado notablemente, pues, actualmente, las distintas
unidades y servicios administrativos pueden conocer de prime-ra
mano la información, aunque quizá no toda, que pueden
necesitar para la gestión de sus documentos.
En definitiva, si bien la coyuntura del archivo no es la idó-nea
en lo que atañe a las nuevas tecnologías, es plausible el hecho
de que ésta haya mejorado en los últimos años, aunque sería
recomendable contar con un programa de gestión específico que
facilitase los distintos procesos archivísticos y permitiese auto-matizar
la mayor parte de los mismos. No obstante, somos cons-cientes
de que esto último dependerá en gran medida de la dis-posición
de los responsables universitarios.