Trayectoria del Management en el ámbito de las bibliotecas y centros de información

              TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT"
EN EL ÁMBITO DE LAS BIBLIOTECAS
Y CENTROS DE INFORMACIÓN
ANAR EYESP ACIOSL OZANO
Departamento de Biblioteconomía y Documentación
Universidad Carlos 111 de Madrid
RESUMEN
Se ofrece una visión sintética de la evolución histórica que ha seguido
la ciencia del "management" en su aplicación a las unidades de informa-ción,
recorriendo sus distintas fases hasta su confluencia en la actualidad.
A través de este intento de sistematización se pone de manifiesto que la
Administración en las bibliotecas y centros de información, a nivel teóri-co
y práctico, ha seguido prácticamente las mismas líneas de interés que
las establecidas en el ámbito empresarial aunque con un ligero retraso.
PALABRAS CLAVE: Management, administración, gestión, evolu-ción
histórica.
ABSTRACT
We offer a synthetic vision of the historical evolution that the science
of the management has followed in its application to the units of informa-tion,
going through different phases until its confluence at the present
time. Across the intent of sistematization, it is shown that the Manage-ment
in the libraries and information centers, at a theoretical and practica1
level, has practically followed the same lines of interest that those esta-blished
in the managerial environment although with a light delay.
KEY WORDS: Management, administration, historical evolution
Por "management", término anglosajón traducido generalmente en nuestro
idioma por administración y10 gestión, se entiende, el conjunto de funciones y téc-nicas
integradas que deben aplicar los que son responsables del trabajo de otros
Boletín Millares Carlo, núm. 14. Centro Asociado UNED. Las Palmas de Gran Canaria, 1995.
152 ANA REYES PACIOS LOZANO
para lograr la eficacia y la eficiencia en la organización de la que se trate. No obs-tante,
conviene señalar que se trata de un vocablo al que se le atribuyen más acep-ciones
pero no es objeto de este trabajo entrar en el debate conceptual del mismo.
Baste aludir a la amplitud de su contenido, el cual ha sufrido variaciones a lo largo
del tiempo, y a la dificultad que ofrece su traducción a cualquier idioma recogien-do
unas frases de Peter Drucker al respecto ':
"La palabra management es singularmente difícil. En primer lugar, es específi-camente
norteamericana y apenas admite la traducción a cualquier idioma, y ni si
quiera al inglés hablado en Gran Bretaña. Indica una función, pero también incluye
a las personas que la ejecutan. Sefiala una posición y una jerarquía social, pero tam-bién
una disciplina y un campo de estudio."
Durante 10s últimos 125 años han ido surgiendo numerosas teorías sobre el
management, con gran cantidad de puntos de vista, múltiples contribuciones y
enfoques provenientes de otras ramas del saber. Todo ha enriquecido y provocado
cambios en su contenido científico y doctrinal a lo largo del tiempo. El enorme
cuerpo sistemático acumulado ha servido para asegurar su categoría como ciencia,
demostrando además que sus principios fundamentales son aplicables a toda clase
de actividades humanas, desde los simples actos individuales hasta el trabajo de
grandes organizaciones que exige una coordinación de esfuerzos muy elaborada.
De forma sintética, podríamos reducir las diferentes aportaciones a una serie de
líneas de interés en el &anagement durante el siglo xx:
1. Escuelas clásicas (principios de siglo)
- Atención a los empleados dentro de la empresa y a las alternativas para mejorar su prtducticidad.
- Interés por la organización global y en la forma de hacerla más eficiente y eficaz.
- Identificaron procesos, funciones y capacidades de administración que todavía hoy son conai-deradas
esenciales.
2. Relaciones Humanas (década de los años treinta y siguientes)
- Destacó la importancia de la administración de personal como función directiva
- Fomentó la idea de los trabajadores como un valioso recurso.
- Se centró en el comportamiento de los empleados en el contexto empresarial.
- Preocupación por la psicología del trabajo y la motivación.
- Administración participativa y enriquecimiento del puesto de trabajo.
3. Investigación operativa (década de los aaos cuarenta y siguientes)
- Aplicación de procesos y modelos cuantitativos a problemas organizativos
- Presta especial atención a la planificación y administración financiera.
4. Análisis de sistemas (década de los años cincuenta y siguientes)
- Perspectiva cibernética (diseño de sistemas de control).
- Atención a las interacciones dinámicas tales como las relaciones formales e inforrnaler de 10s
individuos entre sí, del individuo y su subgrupo, los subgrupos entre sí, los wbgrupos y la urga-nización
y también las relaciones de la organización con su entorno s«cioeconí,inico.
' DRUCKEPR., L a Gerencia: Tareas, responsabilidades y yrcicticas. 4." de Buenos Aires: El Ate
neo, 1975, p. 4.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 153
5. Planificación estratégica (décadas de los años sesenta y setenta)
- Orientación a largo plazo.
6. Gestión japonesa
- Sistemas de control de calidad implicando a las personas.
- Toma de decisiones consensuada.
1. EVOLUCI~ND EI, MANAGEMENT EN BIBLIOTECAS
Y CENTROS DE INFORMACIÓN
Las bibliotecas y los centros de información, en tanto que organizaciones, inte-gradas
por grupos estructurados que desarrollan actividades colectivas, necesitan
crear y mantener un ambiente adecuado para alcanzar los objetivos establecidos.
En este sentido, los responsables de su funcionamiento, así como otros interesados
en este tema, han visto que podían adaptar y aplicar con facilidad muchas de las
teorías del management para conseguir la eficiencia en su misión.
En este trabajo exponemos de forma sintética el desarrollo que ha tenido el
management desde sus primeras aplicaciones a las bibliotecas y centros de infor-mación,
recorriendo sus distintas fases, hasta su confluencia en la actualidad. A
diferencia de lo que ocurre en el entorno empresarial, en donde es relativamente
fácil seguir la trayectoria histórica del mismo por los variados intentos de sistema-tización
de las escuelas y corrientes del pensamiento, las clasificaciones referidas
a las unidades de información son escasas y centradas en el ámbito anglosajón. Por
otra parte, los trabajos existentes, adolecen de estudios sistemáticos y detallados
similares a los que podemos encontrar en el área de la empresa. Se trata, salvo raras
excepciones, de breves periodizaciones expuestas en los manuales anglosajones
que tratan sobre el tema *.
Una excepción a lo anotado son los trabajos de Evans 3, Samuels y McClure 4,
los cuales, a través de la literatura relativa al tema, han mostrado la evolución del
pensamiento administrativo en las bibliotecas hasta los años 80, aproximadamente.
A través de ellos y de la consulta de algunas obras representativas de la bibliografía
anglosajona al respecto, desde los años 60 hasta el momento, se puede ver como el
management en el ámbito de las unidades de información sigue básicamente las
mismas líneas presentes en el mundo de la empresa aunque con un ligero retraso.
La preocupación e interés acerca de cómo debía administrarse una biblioteca es
relativamente reciente. Surge y evoluciona a medida que adquieren importancia en
Ponemos como ejemplo uno de los más recientes: STUEARTR,. D. & MORANB, .B. Library and
infomation center management. Fourth Edition. Englewood: Libranes Unlimited, 1993. 1. Manage-ment
development: A Historical Overwiew, pp. 1-17.
EVANSG, . E. Management Techniques for Librarians. Second Edition. New York, etc.: Acade-mic
Press, 1983, pp. 46-48.
SAMUELSA,. R. & MCCLUREC, . Toward a Theory of Library Administration. En Strategies for
Library Administration: Concepts and Approaches. Englewood: Libraries Unlimited, 1982, pp. 12-28.
154 ANA REYES PACIOS LOZANO
la sociedad y se convierten en organizaciones de gran tamaño. Por ello, la aplica-ción
de los principios y fundamentos del management ha ido ligada, esencialmen-te,
a las grandes bibliotecas y a las que han contado con más recursos.
Teniendo en cuenta los dos trabajos mencionados se podrían establecer las
siguientes etapas en el desarrollo del management en este ámbito:
1. Antecedentes.
2. Etapa de la Administración Científica ( de 1937 a 1955).
3. Desde 1955 hasta los años 70, en la que predominan las ideas de las Rela-ciones
Humanas e inicio del enfoque de Sistemas.
4. A partir de los 70 confluyen diversas tendencias partiendo de la Teoría de
Sistemas. Se podría hablar de un intento de unificación o teoría global de la
administración.
A estos períodos habría que añadir los temas de interés correspondientes a los
años 80 y del momento actual.
Es necesario señalar que las líneas de pensamiento no terminan en cada uno de
los períodos establecidos, sino que existen solapamientos y resurgen tendencias ante-riores,
además de adivinarse también un deseo de integración de diferentes escuelas
en el momento actual mediante la aplicación de nuevas filosofías o modos de gestión.
1.1. Antecedentes
El primer período que establece Evans lo lleva hasta finales de los años treinta,
en concreto hasta el año 1937. Recordemos que es en 1936 cuando se utiliza por
primera vez un equipo "de registro único" en la biblioteca de la Universidad de
Tejas, acontecimiento clave en la automatización de centros de información '.
Según este dato, el germen del interés por aplicar las teorías del management al
mundo de las bibliotecas habría estado relacionado con esta etapa de cambios que
tiene lugar a finales de los años treinta, cuando se propone el uso de equipos auto-matizados
en las grandes bibliotecas públicas, universitarias y de investigación.
También por estos años se introducen algunas técnicas como la contabilidad de
costes o los costes unitarios, además de observarse una preocupación mayor por la
gestión de personal. Todo esto revela un incipiente interés por llevar a cabo una
gestión más eficiente. Pese a esto, Evans señala que no hubo cambios y la gestión
era muy tradicional.
Por tanto, se podna decir que con anterioridad a los años cuarenta el panorama
general de las bibliotecas estadounidenses era la escasa atención por los temas de
administración y gestión. Las bibliotecas eran pequeñas, con presupuesto reduci-
Para una perspectiva histórica detallada de Ia evolución de la automatización y sus irnplicacio-nes
véase: REYNOLDS,D . Automatización de Bibliotecas. Madrid, etc.: Fundación Germán Sánchez
Ruipérez, 1989.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 155
do, poco personal y no había necesidad alguna de conocer los costes o de estable-cer
políticas. La única preocupación que existía era la de "mantener la biblioteca
abierta7' 6. Por otra parte, no tenían que justificar su presencia puesto que su con-cepción
social como algo bueno para la sociedad aseguraba la continuidad de sus
dotaciones. Samuels y McClure indican que el problema esencial de este momen-to
se limitaba al almacenamiento de libros '.
Sólo las bibliotecas más grandes pudieron experimentar algún cambio ya que
por tener mucho personal, mucho presupuesto y grandes colecciones, los directo-res
se ven obligados a delegar autoridad y a estar pendientes de lo que estaban
haciendo otras bibliotecas de características similares.
En cuanto a la formación que podía recibir el bibliotecario en estas materias,
existía la denominada "economía de bibliotecas" (library economy), relacionada
con los gastos básicos necesarios para el funcionamiento de la biblioteca. Se
impartían también cursos de "administración" (administration) en donde se enfati-zaba,
no en la administración a la que venimos haciendo referencia como traduc-ción
del vocablo "management", sino en aspectos propios de las bibliotecas tales
como la organización de los distintos tipos de servicios, referencia, raros, circula-ción,
reserva de libros, sección infantil, etc.
En términos generales, la gestión de las bibliotecas hasta los años cuarenta se
caracteriza por ser tradicional, entendida más bien como el "día a día", centrada en
la organización de los servicios de tipos particulares de bibliotecas y orientada a los
procesos.
1.2. Período de la Administración Científica
A finales de los años 30 aparecen algunas tesis doctorales cuyas investigacio-nes
se han asociado con el comienzo de la administración científica en las biblio-tecas
*. Se empiezan a tener en cuenta los trabajos de Taylor, Gantt o Gilbreth para
ver si había o no técnicas que pudieran aplicarse a las situaciones específicas de
estas organizaciones. Interesaba determinar la forma más eficiente y racional de
ejecutar las tareas aunque sin tratar de averiguar el porqué.
Después de la Segunda Guerra Mundial los presupuestos se incrementaron y
con ello la creación de nuevas bibliotecas, tendencia que continúa durante el dece-nio
1950-60. En esta etapa los bibliotecarios estuvieron aplicando una mezcla de
administración científica y algunas de las nuevas técnicas de investigación operati-va,
lo cual es representativo de la inquietud que había por conseguir una eficiencia
en las operaciones bibliotecarias 9.
EVANSE, . Management ..., op. cit., p. 47. ' SAMUELAS,. R. & MCCLUREC, . Toward a Theory ..., op. cit., p. 13.
EVANSG, . E. Management ..., op. cit., p. 47.
Un ejemplo significativo es la obra de DOUGHERTRY., M. y HEINRITFZ., J. Scient$c Manage-ment
of Library Operations. Metuchen, N. J . : Scarecrow, 1966.
156 ANA REYES PACIOS LOZANO
A lo largo de este período, el de la administración cient$c.n en bibliotecas,
Evans distingue dos fases:
- De mediados de los años 30 a mediados de los 50 en que tienen protago-nismo
las ideas de la escuela de Relaciones Humanas.
- A mediados de la década de los 60 se inicia la segunda, cuando la informá-tica
y el análisis de sistemas se aplican de forma más adecuada a las situa-ciones
de las bibliotecas. En este momento es cuando los costes se convier-ten
en preocupación constante y se incrementa el énfasis en el concepto de
administración científica.
Con mayor detalle, aunque sin precisar períodos de tiempo tan concretos,
Samuels y McClure reconocen dos tendencias diferentes que parten de la ~ldmini\-
tración cientljCica de Taylor 'O:
- Una más humanística, que sigue la línea de la teoría bc~lzai~iorisfpar,e ocu-pada
por el comportamiento de los empleados en el contexto de la bibliote-ca
y se interesa en el trabajador más que en el producto como medio para
asegurar la efectividad de la biblioteca.
- Y otra más universal y reflexiva, en la línea de la ad~nirristlwicín drísicu.
centrada en la organización global de la biblioteca y en la forma de hacerla
más eficiente y eficaz. De esta, los autores indican que han derivado dos
líneas más pragmáticas y no teóricas. Una, a la que denominan trntitrtbni-nistración
(non management), por rechazar los postulados de la adrninis-tración
clásica y mostrar sólo una falsa preocupación por los aspectos niis
humanísticos del trabajo. Asegura que las técnicas del management son
complejas e inadecuadas para una biblioteca y propone soluciones más
simples para resolver los problemas que se plantean. La otra, de r.xprr-ros de
la eBciencia (efficiency experts), la consideran precursora de las aproxima-ciones
cuantitativas que se utilizan hoy día en muchas bibliotecas. Esta
escuela intentó demostrar que la ciencia era aplicable a las bibliotecas me-diante
métodos rigurosos para asignar recursos y evaluar su rendimiento.
En opinión de Evans, la mayor parte de la teoría relacionada con la adnii-nistración
científica de las bibliotecas tendió a preocuparse más por las actividades
que por la gente, ya que puso el énfasis en determinar los flujos de trabajo prescin-diendo
del personal. Esto viene a demostrar el escaso interés en emparejar al per-sonal
con los puestos de trabajo ".
Por otra parte, el mismo autor señala como característica de los bibliotecarios del
momento el desconocimiento de los costes relativos a las actividades de la biblioteca,
tales como el coste unitario de procesar un libro, adquirirlo o contestar una peticicín.
'O SAILIUELAS., R. & MCCLUREC, . Toward u Theoty. .., op. d.p,. 1 7.
" EVANS, G. E. Mmagement ..., op. cit., p. 3 1.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 157
1.3. Etapa de las Relaciones Humanas e inicio del enfoque de Sistemas
Evans sitúa la aparición de la Escuela de las Relaciones Humanas en las biblio-tecas
alrededor de 1955, teniendo una influencia continua hasta el momento, sin
olvidar que reaparece de nuevo la Administración Científica y surge la Teoría de
Sistemas a finales de los años 60.
La etapa de las Relaciones Humanas se caracteriza por el interés en la admi-nistración
participativa, el uso de comités y la involucración en el proceso de toma
de decisiones. No obstatne, la aplicación de estas teorías no siempre parece haber
sido la adecuada. Así por ejemplo, Evans manifiesta que no se ha incidido lo sufi-ciente
en que la participación real en la toma de decisiones es fundamental para que
las personas afectadas las acepten de buen grado.
A finales de los años 60 aparecen trabajos que ponen de relieve la importancia
e interés que se concede a la biblioteca bajo la óptica de sistemas 12. Se intenta rela-cionar
los diferentes servicios de la misma con las necesidades de los usuarios. Se
las ve como sistemas abiertos, en continua interacción con el entorno en el que se
ubican, de ahí el interés en combinar entradas y salidas, recursos y necesidades.
A partir de la década de los 70 se empieza a desarrollar, en términos generales,
una teoría unificada del management en las bibliotecas. Podemos comprobarlo a
través de los manuales y obras generales de administración de bibliotecas, las cua-les
lo presentan como un proceso con un número variable de funciones. Estas,
reclaman elementos de las diversas escuelas del pensamiento. Así, por ejemplo, la
función de planificar y organizar acude inicialmente a la Administración Científi-ca
-estimación de costes, flujo de trabajo y demás- y en segundo lugar, las rela-ciones
humanas. La ejecución y el control del trabajo de la organización requiere
de un énfasis mayor en el factor de las Relaciones Humanas.
Conviene señalar que constituye una constante a lo largo de estos períodos la
referencia casi exclusiva de la teoría y práctica de la administración al mundo de
las bibliotecas. El incipiente protagonismo y extensión a los centros de informa-ción
tiene lugar tímidamente a fines de los 60, cuando surgen nuevas oportunida-des
de empleo de los "bibliotecarios" en el sector de la información y en organiza-ciones
comerciales e industriales.
1.4. Tendencias en los años 70
Aunque nos ha parecido oportuno señalar una etapa de Relaciones Humanas
para destacar el momento en el que se atisba su influencia en el ámbito de las
j 2 Algunos ejemplos son: Case Studies in Systems Analysis in a University Library. Barton R.
Burkhalter (ed.). Metuchen: The Scarecrow Press, 1968; HAMBURGM,. et al. Library Planning and
decision-making systems. The MIT Press, 1974 y GOUGHC, . & SRIKANTAIAT.H S,y stems Analysis in
libraries. London: Clive Bingley, 1978.
158 ANA REYES PACIOS LOZANO
bibliotecas, hay que hacer hincapié en que no se puede consideras cerrada y que
este apartado y los siguientes son, en este aspecto, una continuación del anterior. Al
igual que sucede en el mundo empresarial, los recursos hurnanos son un elemento
esencial a tener en cuenta en las técnicas más modernas de administración que se
siguen actualmente, considerándose su participación como imprescindible para
que tengan el éxito que pretenden conseguir.
Aproximadamente a partir de la década de los 70 y bajo la óptica de la Teoría
de Sistemas, Samuels y McClure determinan la existencia de cinco escuelas de la
administración en bibliotecas, aunque observan solapamientos entre ellas 13. Estas
son:
A) Escuela de la eficacia
Pone de relieve el interés y la preocupación por los resultados y el rendimiento
de la biblioteca. Enfatiza en la planificación como estrategia administrativa para
incrementar la eficacia de forma real y significativa. Se han propuesto diferentes
modelos en los que se observa una relación entre la planificación y la eficacia y se
resalta la importancia de conseguir metas y objetivos. Autores representativos de
esta tendencia son DeProspo y McClure entre otros 1 4 .
B) Aproximación sociotécnica
Presta atención a la adecuación e interacción entre el personal, las tecnologías
y las tareas que se realizan en una biblioteca para evitar problemas. En ello tiene
mucho que ver su estructura organizativa, la cual puede impactar en las responsa-bilidades
y trabajos de los bibliotecarios, en la toma de decisiones, la comunica-ción,
la motivación y el liderazgo. Así, algunos autores como Howard, Burgis y
Axfold, consideraron la posibilidad de adecuar las necesidades individuales a los
propósitos que persigue la organización proponiendo nuevas formas organizativas
no tradicionales como la orbital, matricial o la descentralizada Is.
" Los trabajos que citamos en cada escuela han sido tomados de las notas a pie de página que
referencian los mencionados autores. Para un conocimiento más detallado de los representantes, rcmi-timos
a su trabajo anteriormente citado.
l 4 DEPROSPOE, . R. et al. Performance rneasuresfor Public Libruries. Chicago: ALA, 1973 y
MCCLUREC, . The Planing Process: Strategies for Action. Collegr & Reseurch Librnries, 1978. 39.
pp. 456-466.
l 5 HOWARDP,. The functions of library management. Library Quarrerly. 1970, 10, p. 313-349:
BURGISG, . C. Systems concept of organization and control for large university libraries. Crrr~adim
Library journal, 1971,28, pp. 24-29 y AXFORDH, . W. The interrelations of structure, governance and
effective resource utilization in academic libraries. Library Trends, 1975,23, pp. 55 1-57 1.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 159
C) Aproximación cuantitativa
Basándose en la investigación operativa, esta línea de pensamiento propone la
aplicación de procesos y modelos matemáticos que puedan resultar de ayuda en la
toma de decisiones y resolución de problemas relacionados con la administración
de la biblioteca. Estas técnicas cuantitativas pretenden facilitar la selección de la
acción adecuada para maximizar la eficacia y efectividad de la organización. La
bibliometría es un buen ejemplo con las conocidas leyes de Lotka y Bradford.
D) Aproximación behaviorista
En general, la aproximación behaviorista asocia la eficacia de las actividades
de la biblioteca a contextos organizacionales específicos. Algunas variables que
consideran son la personalidad de los individuos, la interacción del grupo, las acti-tudes,
etc. Entre las áreas que han suscitado mayor interés dentro de esta tendencia
se podría citar la relación existente entre la participación en la toma de decisiones
y la satisfacción en el trabajo. Al respecto, Samuel y McClure citan como investi-gación
más relevante la que llevó a cabo Marchand 16.
E) Aproximación contingente
El enfoque contingente tiene en cuenta los puntos débiles y fuertes de cada
individuo en el puesto de trabajo, así como las circunstancias propias del entorno
para asegurar la productividad. Considera que si el operario cuenta con un conjun-to
de experiencias o puntos fuertes y debilidades, entonces el responsable debe
crear un entorno en el cual esas experiencias, puntos fuertes y debilidades puedan
explotarse para el bien del individuo y de la organización.
McClure fue uno de los que identificó una serie de contingencias que
influían en el manejo de información por parte de los bibliotecarios. Posterior-mente
sugirió la relación entre los tipos de información y la importancia de la
decisión 17.
Esta línea de pensamiento ha adquirido enorme desarrollo en la actualidad.
Bryson es uno de los autores que insiste en la importancia de comprender tanto el
entorno externo como el interno de la biblioteca para poder tomar decisiones rea-listas.
Por otra parte, considera el análisis del entorno como un proceso esencial
l 6 MARCHANTM, . P. Participative Management in Academic Libraries. Westport: Greenwood,
1976. Este mismo tema sigue siendo objeto de atención en trabajos como el de JACKSON, S. Manage-ment
by objetives and libraries. Information and library management, 1990,9, 1 , pp. 14-16.
l 7 MCCLUREC, . Information for Academic library decision making: the case for organizational
information management. Westport: Greenwood Press, 1980.
160 ANA REYES PACIOS LOZANO
para poder desarrollar con éxito muchas de las técnicas de gestión que se emplean
en las bibliotecas 1 8 .
No hay que olvidar que la presencia de todas estas escuelas en los años 70 coin-cide
con el momento en el que se produce la introducción de las nuevas tecnologías
en las bibliotecas americanas 19, lo cual nos lleva también a establecer una relación.
Aunque la comercialización de ordenadores se produce a mediados de los 70, su
difusión como herramienta de trabajo en bibliotecas y centros de información no
comienza a generalizarse hasta los años 80. La inversión inicial que supuso la com-pra
de estos equipos conllevó un desvío considerable de los recursos financieros,
disminuyendo asimismo la capacidad de adquisición de materiales de información
en bibliotecas y centros de información. A ello hay que unir la existencia de políti-cas
restrictivas en los presupuestos dedicados a cultura, con lo cual las bibliotecas
empiezan a sufrir una importante crisis financiera a partir de la década de los 70.
Las limitaciones en la financiación continuaron en la década de los 80 a nivel inter-nacional
'O. Estas circunstancias unidas llevaron a una preocupación por la super-vivencia
y el futuro de las bibliotecas y como consecuencia se produce un interés
especial por utilizar las técnicas de gestión y el modo de hacer de la empresa a lo
largo de las últimas décadas.
Lógicamente, la introducción de las nuevas tecnologías de la información no
sólo influyó en el aspecto económico sino que también revoluciona las actividades
técnicas de las bibliotecas y aquellas relacionadas con la gestión 21. Por ejemplo, a
partir de este momento, la obtención de datos para poder medir el rendimiento de
tareas y servicios será mucho más fácil, con lo cual la adopción de técnicas como
la evaluación se imponen no sólo por el interés en conocer los resultados sino por
la mayor facilidad para llevarlas a cabo.
LÍNEAS DE INTERÉS A PARTIR DE LA DÉCADA DE LOS 80
No podemos hablar en este epígrafe de tendencias, escuelas o líneas de pensa-miento
en materia de gestión bibliotecaria sin hacer un análisis exhaustivo de la
'"RYSON. J . Ticnicas de gestión en bibliotecas y centros de injbrnlacirín. Madrid, etc.: Funda-ción
Germán Sánchez Ruipérez, 1990, pp. 46 y SS. " Nos referimos a los llamados ordenadores de tercera generación que suponen la llegada de la
era en línea. El aumento de la velocidad de estas máquinas, así como de su capacidad de almacenn-miento
y procesamiento fue unido a un descenso de sus dimensiones y del precio de los equipos, con
lo cual, a pesar de que el coste era todavía elevado, se empiezan a introducir en las bibliotecas. SCIIOLTZ,
W. H. Computer-Based Circulation Systems: A current review and evaluation. Lihrury Teclznology
Reports, mayo 1977, 13, p. 243.
Véase al respecto algunos datos sobre la Situación económica de las bibliotecas europeas
(1 98 1- 1990). Revista Española de Documentación Cientljcica, 1995, vol. 18, n." 1, pp. 87-88.
?' SCHOOTSP,. The use of new technologies in public libranes and their impact on library mana-gement.
En Library Automation and Networking: New Tools for u New Identiv. MHnchen: Saur.
1991, pp. 299-308.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 161
literatura correspondiente al período de los años 80 y buena parte de la década
actual. No obstante, si consideramos posible, de forma global, referimos de forma
sintética a determinados temas que vienen siendo objeto de interés. Para ello
hemos acudido al Coloquio Internacional de Bibliotecas, organizado por la Funda-ción
Bertelsmann a finales de 1984. En él se pueden ver reflejadas claramente las
inquietudes y, en consecuencia, algunas de las tendencias del momento a nivel
internacional en la gestión de estas organizaciones 22:
- Desarrollo de la plun$cación estratégica o a largo plazo como medio para
incrementar la capacidad de decisión, mejorar el proceso de toma de deci-siones
y hacer frente a posibles contingencias. Esta actitud estratégica va
asociada a una necesidad y conveniencia de adaptación al entorno cam-biante
en el que operan las bibliotecas, así como el suyo propio.
- Aplicación de los fundamentos y técnicas del marketing como medio para
conocer y satisfacer las necesidades de la comunidad a la que presta sus ser-vicios
la biblioteca. Es una forma de asegurar la orientación de los servicios
al usuario que ha adquirido enorme importancia en la actualidad 23.
- Se pretende una organización óptima y una dirección eficaz, en un momen-to
caracterizado por la limitación de medios y exigencias crecientes, así
como la necesidad de tener que demostrar su valía en función de los resul-tados.
Métodos como la descentralización, la Administración por Objeti-vos,
utilizada ya desde los años 70, parecen mostrarse eficaces para conse-guir
una mayor implicación y participación de los recursos humanos en la
consecución de estos fines.
- Preocupación por optimizar al máximo los recursos con los que cuentan las
bibliotecas para poder evitar una posible reducción de los fondos para las
adquisiciones, la congelación de la situación del personal que trabaja en
ellas, la marcha atrás en la introducción de nuevos servicios, e incluso, el
cierre de determinadas bibliotecas sucursales, entre otros. Asimismo, exis-te
inquietud por la búsqueda de fuentes de financiación alternativas.
- Se habla de la información como recurso, como una mercancía porque ori-gina
costes y tiene un precio y valor en el mercado. Esta aparentemente
nueva conciencia de la importancia económica, social y organizutiva de la
información ha puesto en marcha técnicas que permiten conocer los costes
de los procesos y servicios que ofrecen las bibliotecas y así establecer com-paraciones.
Por otra parte, se confiere mayor importancia a los resultados
22 Las ideas básicas y líneas de acción están extraídas de las distintas ponencias y contribuciones
vivas que se recogen en el mencionado Coloquio en el que participaron especialistas como Blaise Cro-nin,
Ute Klaassen o Hans-Dieter Weger, entre otros. (Bibliotecas públicas hoy y mañana: Nuevos
planteamientos de objetivos y gestión. Coloquio Internacional organizado por la Fundación Bertels-mann.
Madrid, etc.: Fundación Gerrnán Sánchez Ruipérez, 1985. '' Véase sobre este tema el número monográfico: Marketing of Library and Information Sewices.
Libra- Trends, winter 1995, vol. 43, n." 3, pp. 289-513.
ANA REYES PACIOS LOZANO
de la actividad que realizan, de ahí el interés en cuantificar los resultados de
cara dar una buena imagen ante las instituciones o empresas de las que
dependen. Por ello, técnicas como la ei~aluuciónJ el antilisi\ de co.\ttJs wn
cada día más habituales en las bibliotecas y los centros de información para
conocer su eficacia y eficiencia 24.
Finalmente, no podemos olvidar lo que podríamos denominar como reciente y
más actual preocupación de muchas bibliotecas y centros de información: conse-guir
la satisfacción de los usuarios o clientes. Para ello se ha adoptado una nueva
filosofía de gestión: la calidad total. En este empeño se hayan inmersas algunas
unidades de información de distintos países, siguiendo el ejemplo de numerosas
empresas y organizaciones públicas y privadas. La gestión de la calidad se ha con-vertido,
pues, en un aspecto clave en la estrategia global de las unidades de infor-mación
y se gestiona como tal factor estratégico. Existe un continuo interés en ani-mar
a estas organizaciones a implementar sistemas de calidad que aporten "cero
defectos" en los productos y servicios que ofrecen a sus clientes/usuarios. La litc-ratura
que ha hecho surgir este nuevo concepto de la calidad aplicada en este ámbi-to
es reveladora de ello 25.
Como conclusión, queremos dejar patente dos aspectos que han influído en la
preocupación e interés por la administración en las bibliotecas y centros de infor-mación
desde una perspectiva histórica:
- La introducción de las nuevas tecnologías.
- Etapas de crisis económica o de restriccionesfinancierus en la asigncicicín
de recursos.
En respuesta a estas vicisitudes los profesionales del momento han tenido que
pensar acerca de las prioridades y beneficios de los distintos aspectos de los servi-cios
que ofrecían. Esto ha desembocado en una actitud más comercial, combinada
con una disposición más dinámica hacia la comunidad. El resultado de estos cam-bios
ha sido un decreciente interés por la rutina del procedimiento bibliotecario y.
24 Sería prácticamente imposible referenciar en una nota a pie de página las obras relacionadas
con la evaluaciún o el análisis de costes en bibliotecas y centros de información, dada la enorme lite-ratura
al respecto. No obstante referenciamos algunos trabajos por su novedad: LANCASTEFK. ,W . l f
you want to evaluate your libra ry... 2nd ed. London: Library Association Publishing Ltd., 1993. pue5-
to al día desde su primera edición en el 77, y KUPIECA, . Bibliuth2ques rt rvulucition. Paris: Editioiis
du Cercle de la Librairie, 1994, en el que se hace referencia expresa en el título a la evaluación en los
centros de documentación.
Citamos algunas obras recientes que ponen de manifiesto lo anotado: Inregrating Total Qurrlih
Management in a Library Setting. S. Jurow & S.B. Barnard (eds.) New York: The Haworth Press,
1993; The Impact of Qu a l i ~M anagement un The Infurrnation Sector. EUSIDIC, 1994; ELLISD. . &
NORTON, B. Implemenfing BS 5750/1SO 9000 in libraries. London: Aslib, 1993 y BS 5750/1S0 YO00
in libraries and information centres Why bother? Proceeding of a Seminar held in London on 12 th
April 1994. Humberston: Effective Technology Marketing Ltd, 1994.
TRAYECTORIA DEL "MANAGEMENT" 163
al contrario, se concede más importancia a las bibliotecas y los centros de infor-mación
como parte de un escenario más amplio en donde la adopción de las técni-cas
e instrumentos del mundo empresarial para conseguir la eficacia y eficiencia ha
ido cobrando cada vez más sentido.
A estos aspectos hay que añadir en este momento el interés en conocer y supe-rar
las expectativas de los usuarios como punto de partida para alcanzar la calidad
en los servicios que ofrecen.