CODEX : automatización para bibliotecas fácil y potente, basada en CDS/ISIS v. 3.07

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COOEX : automatización para bibliotecas fácil y potente,
basada en COS/ISIS v. 3.07
Víctor M. Macías Alemán
Biblioteca General
Universidad dé Las Palmas de Gran Canaria
El gestor COOEX, basado en el conocido software COS/lSIS v. 3.07, supone
una solución fácil y rápida para el control de las adquisiciones y catalogación
en bibliotecas y centros de documentación. Su idoneidad, comprobada por las
pruebas efectuadas en nuestra Biblioteca Universitaria, la atestiguan una fácil
adaptabilidad a ordenadores de bajas prestaciones, la posibilidad de funcionar
en red local y,sobre todo, su adecuación a la nonna ISO 2709 Yal formato
IBERMARC(M), que permite traspasar ulteriormente los registros introducidos
a otros sistemas futuros basados en MARC que se implementen.
CODEX, based on the well-known software CDS/ISIS v. 3.07, offers a fast and
easy solution to the control of purchases and files in Iibraries and
documentation centres. The efficiency of this has been proven via the test
carried out in our University Library and gives evidence of its easy adaptability
to basic computers, the possibility of working with loeal network and, aboye all,
Its adequacy to ISO 2709 standard as well as to the fonnat IBERMARC (M)
which allows later transfer of entries to other possible systems to be
implemented based on MARC.
BIBLlD 1133-9756(1993)7-8p.63-71
O. Una aplicación cosnsls
Antecediendo al trazado explicativo por el desarrollo y utilidad de CODEX, procede una
introducción sobre el software en el que está basada nuestra aplicación. CQSIISIS (Computer
Database System I Integrated Set of Information Systems), en su versión micro, fué creado en 1985
por la DMsion of Software Development and Applications de la UNESCO como un sistema de
gestión de bases de datos documentales de estructura abierta, a fin de dar apoyo a las actividades
de su Programa General de Información (PGI) y, en concreto, al Plan de Informatización de
Bibliotecas. En un principio lo distribula la sede central de Parls, periodo en el que fué concedida
licencia de uso a la Biblioteca Universitaria de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria,
pasando más recientemente a ejercer su difusión ycoordinación diversas sedes nacionales en todo
el mundo. Asr, en Espana ejerce actualmente dicho papel el Centro de Información y
Documentación Cientrfica (CINDOC), dependiente del CSIC que, fiel a la trayectoria Inicial, lo
reparte a entidades e instituciones solicitantes sin afán de lucro..
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Podrfa parecer que un gestor documental como COS/lSIS, fuera de los cauces comerciales
y que se distribuye poco menos que gratuitamente, no fuera otra cosa que un producto muy limitado
y falto de calidad, incapaz de ofrecer seriedad y fiabilidad para la gestión de información y
documentación. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, ya que pocos programas pueden
ofrecer comparativamente en el momento actual tanta capacidad de desarrollo y elasticidad, siendo
además tan poco exigentes en cuanto al equipamiento informático necesario en el que COS/lSIS
es capaz de funcionar. Su éxito lo confirman las miles de instalaciones efectuadas en todo el
mundo, desde Hispanoamérica hasta la India, y el hecho de que en el escaso tiempo que el
CINOOC lleva distribuyéndolo en Espana existan ya más de 700 licencias de uso entre las que se
pueden contar la del Instituto Nacional de Estadistica, Radiotelevisión Espanola o la Asociación
Andaluza de Bibliotecarios. Asimismo, se han producido y comercializado ya con este programa
diversos CO-ROM, como el del proyecto L1LACS de literatura latinoamericana y del Caribe en
ciencias de la salud, estando previsto el desarrollo de otro para mayo de 1995, coincidiendo con la
celebración del Primer Congreso Internacional de COS/lSIS y desarrollado por la Asociación
Colombiana de Usuarios.de COS/lSIS, BIREME y la UNESCO, que se denominará Micro /S/S
Clearing House. En este se recogerá -gracias a la alta capacidad del disco óptico- la descripción
histórica, directorio de distribuidores y usuarios, base referencial de las aplicaciones, fuentes de los
programas de dominio público, manuales actualizados en espanol, inglés y francés y la colección
de las diferentes versiones de micro COS/lSIS.
1. La automatizaci9" documental en Canarias y la utilidad de CODEX
COS/lSIS comparte con populares programas comerciales del mismo ámbito como OBASE
o KNOSYS el hecho de no ser una aplicación "llave en mano", lista para funcionar tan pronto la
hemos instalado en nuestro ordenador. El tener que leernos un extenso manual en inglés -la
traducción uruguaya no es precisamente fácil de conseguir, aunque la reciente aparición del libro
de Gutiérrez Mufloz ha solventado en buena parte el problema- y de que la enorme potencia del
programa no se traduzca en facilidad a la hora de la configuración y estructuración previa de los
datos, habrán hecho seguramente desistir a usuarios poco avezados con el inglés y la informática
de gestión. En un entorno cada dia más cambiante, que fomenta el consumo de equipos, nuevos
programas y nuevas versiones de dichos programas cada pocos meses, apenas nos dá tiempo de
asimilar esta avalancha de oferta de nuevas tecnologias de la información y mucho menos para
aplicarla en la bCIsqueda de soluciones a medio y largo plazo ante el temor de que todo lo que
hagamos quede obsoleto en poco tiempo y quien sabe si hasta paralizado por un brusco cambio
del panorama. Además de ello -las más de las veces y particularn1/.mte en Canarias-, el
bibliotecario, documentalista o personal a quien se le haya encarga:' Hsta responsabilidad
desconoce por completo el campo de las nuevas tecnologias de la infa>nación, los programas
comerciales de automatización documental más adecuados para su caso o bien no puede o no se
atreve a tomar una decisión definitiva a la espera de ver que hacen otros, de que el organismo
competente del cual depende realice un estudio serio y asigne la partida presupuestaria para la
compra de programa, equipo y formación del personal u otros factores. Estas situaciones de
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CODE><: automatización de bibliotecas...
provisionalidad casi eternas, particularmente motivadas por el hecho de que no existan entidades
a las cuales recurrir en el papel que antes cubrian los recordados Centros Provinciales
Coordinadores de Bibliotecas, postergan indefinidamente la aplicación de los beneficios
informáticos, retrayendo más cada dia que pasa a nuestras bibliotecas y centros documentales de
la común evolución con el resto de la sociedad. Sin embargo, es aqul donde tiene cabida una
aplicación como la que nos ocupa.
COOEX, que posee la misma potencialidad que el gestor en que está basado - CDS/lSIS
versión 3.07- nos permite, a diferencia de aquel y tras una fácil autoinstalación en nuestro
ordenador, una solución "llave en mano" para una biblioteca o centro de documentación estándar
en cuanto al control de adquisiciones y de la catalogación (incluidas, aunque siempre se obvia, la
clasificación e indización), cubriendo en cuanto a tipologla documental las monograflas,
contribuciones a monograflas, publicaciones seriadas y artlculos de publicaciones seriadas.
COOEX no es desde luego un sistema integrado de gestión bibliotecaria/documental
(SIGBID), ya que no cubre el resto de los módulos inherentes a estos gestores documentales, como
circulación o control de publicaciones seriadas, pero si un sistema evolutivo que nos va a permitir
comenzar a informatizar inmediatamente -a trabajar ya, no en un plazo impredecible- nuestro
centro de forma parcial y con garantla de que todos los datos principales introducidos serán vertidos
en su momento al SIGBID que finalmente se elija para una automatización integral.
2. Caracteristicas técnicas
Recordemos una vez más que los requisitos previos de hardware y posibilidades de
trabajo de COOEX vienen dados por el propio CDS/lSIS v. 3.07. Por tanto, la nueva versión 2:0 de
nuestro programa incluye:
.- Hasta 16 millones de registros (con un máXimo de 500 Mb en disco duro)
- Utiliza múltiples posibilidades de búsqueda, incluyendo truncamientos, o búsqueda en texto libre
(no invertida previamente), muy poco usuales en los demás programas de este género.
- La velocidad de respuesta a una búsqueda no se ve por lo común afectada en el caso de un gran
volumen de datos.
- Generación de datos ISO 2709 e IBERMARC(M) en su última versión, lo que permite exportar los
datos introducidos de forma estructurada a cualquier otro sistema MARC.
- Puede trabajar en diversos tipos de red local (LAN), habiendo sido probado en Noven, 3Com y
Banyan Vines. Ello permite que diversos usuarios estén trabajando Ontroduciendo, consultando o
generando listados de datos) al mismo tiempo, incluso en conexión remota.
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2.1. Requisitos de equipamiento
En los tiempos actuales, hablar de nuevas versiones (como la 3.07 de CDS/lSIS) capaces
de funcionar satisfactoriamente en obsoletos ordenadores con procesadores de 16 bits, como el
Intel 8086 -aunque con las lógicas limitaciones de velocidad de respuesta- es poco menos que
imposible. Sin embargo, asi es, yrespetando dicho espiritu, CODEX no condiciona su instalación
a costosas inversiones en hardware. Tan s610 es necesario:
- Ordenador compatible IBM PC con procesador 8086 o superior
- Disco duro con, por lo menos 1 Mb libre
- Impresora (si se desea obtener listados o indices)
¿Realmente, hay quien dé mas por menos?
3. Posibilidades de gestión
3.1. Módulo de Adquisiciones
Permite llevar un seguimiento exacto de los pedidos, ~ fin de ahorrarnos o en cualquier caso
facilitar un manejo manual del mismo que supone siempre una gran cantidad de tiempo dentro de
la gestión de la biblioteca. Gon este módulo podemos conocer que obras están pendientes de pedir,
cuales se han reclamado, las que se han recibido satisfactoriamente o de forma incompleta o
defectuosa, las que están agotadas o cuyos datos nos ha comunicado el librero que son
insuficientes o erróneos para su localización, otambien los volúmenes que tenemos en restauración
o encuadernación.
De igual modo, en cualquier instante podemos conocer que pedidos hemos hecho a un
librero determinado y cuando, que usuario pidió que lo compraramos, el modo de adquisició,n -'ya
. ----
sea por compra, intercambio o donacl6n-, si lo hemos pedido por fax, carta o teléfono y, una vez
recibido, en que dia, el número y fecha de la factura, y la posibilidad de generar una precatalogación
desde el mismo momento del pedido a fin de poder incluso informar a los usuarios de que obras
están en trámite para recibirse.
3.2. Módulo de Catalogación
Permite el que la mayoria de los campos sean repetibles, esto es, que podamos introducir
distintos datos del mismo tipo, como por ejemplo dos autores que escriben una obra en
colaboración. Recoge todos los datos básicos del documento (véase punto 4.2) con posibilidad, al
igual que en el módulo anterior, de introducir diversas observaciones en un campo especifico para
uso exclusivo del bibliotecario o documentalista.
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CODEX:.automatización de bibliotecas...
3.3. Generación de productos
Sobre la base de datos completa o sobre resultados de búsquedas determinadas que
hayamos realizado, CODEX permite la generación automática de listados -ya sea con propósitos
de exportación a otros programas como procesadores de texto o para la impresión directa- de
petición de documentos a Iibrerfas, del catálogo impreso para usuarios, de novedades recibidas, etc.
ordenadas por autor principal, autores secundarios, materias o tftulos.
De igual modo es capaz, como ya se ha indicado y siendo una de sus caracterfsticas
realmente valiosas, de generar registros ajustados a la norma ISO 2709 Yal formato IBERMARC
para monograffas, a partir de búsquedas determinadas, ordenadas de igual manera que en el caso
anterior. La obtención de copias de seguridad en disquetes para salvaguarda de los datos ante una
posible pérdida, error o deterioro está tambien incluida de forma automática.
4. Contenido y entrada de datos
4.1. Campos
Autor principal
Autores secundarios
TItulo (principal y s~cundario, caso de existir)
Lugar de publicación
Editorial
Fecha de edición
Descripción ffsica
Serie
ISBN
Signatura topográfica
Observaciones
Fecha de registro
Número de registro
ISSN
Materias
Pedidos
Medio de pedido
Modo de adquisición
Control facturas
Número de ejemplares
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Victor M. Macias Alemán
4.2. Hoja de entrada de datos COOEX
AUTOR PRINCIPAL _
______________ LOCALIZ. _
TITULO DOCUMENTO Aa _
NUMERO REGISTRO _
____________________ AÑO _
LUGAR EDICION _
___________EDITORIAL _
DESCRIPCION FISICA _
SERIElCOLECCION _
MATERIAS _
ISBN ISSN _
AUTORES SECUNDARIOS _
OBSERVACIONES _
68 Psrsbiblos, n. 7-8 (1993-1994)
CODEX: automatización de bIblIotecas...
4.3. Hoja de entrada de datos PEDIR
PEDIDO "a, , _
MODO DE ADQUISICION__MEDIO DE PEDIDO _
FACTURAS _
________NUMERO DE EJEMPLARES F. RECEPCION _
AUTORJES PRINCIPAL _
_____________ SERIElCOLECCION _
Ar\lO _
TITULO DOCUMENTO I\a, _
LUGAR PUBLlCACION _
_____________EDITORIAl _
OBSERVACIONES
AUTORES SECUNDARIOS _
NUMERO DE REGISTRO _
ISBN ISSN _
5. Nuestra experiencia con CODEX
CODEX v.1.5 se implementó, dentro de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, en
primera instancia en la Biblioteca de la Escuela Técnica Superior de Arquitectura y ulteriormente
en la de la Facultad de Ciencias de la Actividad Frsica yel Deporte. Próximamente la versión 2.0 se
pondrá en marcha en la Facultad de Ciencias del Mar.
La experimentación con la versión 1.5, ha arrojado resultados altamente positivos
particularmente en la transferencia de datos estructurados en formato IBERMARC (M) desde
COD~X al sistema integrado de' gestión bibliotecaria de la ULPGC, el conocido DOBISILIBIS,
mediante un programa que actCla de "interface" entre ambos sistemas y plataformas PC y
mainframe, desarrollado en Turbo Pascal.
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6. Prospectiva de desarrollo futuro
los datos obtenidos a partir de la experiencia desarrollada en el punto anterior nos ha servido
para mejorar la transferencia de datos desde CODEX a otros sistemas en la versión 2.0 asi como
para incluir nuevas posibilidades, como el módulo de OPAC con menús trilingOes, en espal'lol, inglés
o. francés o el acceso múltiple en red ya descrito que no estaban.incluidas en la versión 1.5.
En fase de estudio se encuentra una versión particular, CODEX MC, para su implementación
en la Sociedad Cientifica El Museo Canario, a fin de automatizar su área documental y que
englobará en una primera fase y por este orden: Biblioteca, Hemeroteca yArea de Musicologia,
quedando la posibilidad en el futuro para el Archivo, Fototeca y Filmoteca-Videoteca.
Asimismo, también se encuentra en preparación la edición del manual de CODEX v.2.0 y en
estudio la posible instalación del programa en las bibliotecas de las E.T.S. de Arquitectura de las
universidades espal'lolas a fin de dar soporte a la base de datos que reune todas las tesis leidas en
dichas escuelas de Espal'la, compiladas por la Biblioteca de la ETSA de la UlPGC, pionera en el
uso de nuestro programa.
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